Polopoly kommer stängas 15 december 2023. Innan dess behöver kvarvarande sidor flyttas eller kommer tas bort. Medarbetare kan läsa mer på FAQ Polopoly Avveckling
FAQ
Här kommer vanliga frågor och svar om eISP att läggas in.
- Varför kan jag inte logga in i systemet?
Oavsett roll - kontakta institutionsadministratören.
Doktorand: Du saknar svenskt personnummer i Ladok. Antingen behöver du aktivera ditt student-LiU-konto eller begära att få in ditt svenska personnummer i Ladok. Därefter kan du logga in i eISP.
1. Doktorander som har ett R alt T-nr i Ladok – och där det dröjer innan de får ett svenskt personnummer, men behöver starta sin ISP:
Doktoranden kontaktar (via liudesk/går till – medtag pass och R alt T-nr) Infocenter och ber om hjälp att aktivera sitt student-LIU-ID och kan därefter logga in i Ladok och eISP.
2. Doktoranden har fått svenskt personnummer, men det är inte ändrat i Ladok: Antagningsansvarig/fo-adm lägger ett ärende till Servicewebben via https://liudesk.liu.se/tas/public/ssp/ (sökväg ”Utbildningsadministration->Ladok ->Support Ladok/Exam”, om att ändra till svenskt personnummer för aktuell doktorand och skickar med:
-
Aktuellt personbevis/flyttregistrering
-
passkopia samtt
-
registreringsintyg från Ladok (där T-nr framgår)
När ändrat i Ladok –meddela doktoranden, som nu kan logga in i Ladok och eISP.
OM doktoranden önskar att genomföra bytet själv, så finns en speciell ingång i Servicewebben via https://liudesk.liu.se/tas/public/ssp/ : ”Education administration>Ladok->Change to Swedish Personal Number”
Handledare:
Du saknar LiU-ID, Ladokbehörighet eller inte upplagd i systemet.
- Vad är skillnaden mellan arbetsflöde och godkännandeflöde (Spara/Godkänna)?
Arbetsflöde: När doktorand och handledare tillsammans arbetar med att fylla i ISP-n och färdigställa inför godkännande. Under denna period ska endast Spara-knappen användas.
Godkännandeflöde: När doktorand och handledare är klara med innehållet i ISP-n och vill skicka ISP-n för godkännande. Först då klickar doktoranden på "Godkänn och skicka vidare".
Den stora skillnaden i hantering är att i arbetsflödet kan doktorand och handledare vara inne i ISP-n samtidigt (dock att endast en i taget kan redigera - spara emellan om man byter). Så snart man går in i godkännandeflödet upphör detta och ISP-n kan endast redigeras av den roll där ISP-n ligger för tillfället, dvs det blir väldigt mycket skickande fram och tillbaka om man inte hade arbetat färdigt med innehållet.
- När man är i godkännandeflödet - uppdateras ISP-n från Ladok?
När studieplanerna har någon av statusarna Skapad, Väntar på handledare, Väntar på doktorand så uppdateras studieplanen med Ladok-uppgifter. För att uppgifterna ska komma in i studieplanen måste studieplanen uppdateras, dvs handledare eller doktorand måste öppna studieplanen genom att klicka på Välj Åtgärd - Redigera.
- Går det att skriva över information som hämtats automatiskt från Ladok?
Förutom fälten e-post, telefonnummer, bostadsadress så är fält hämtade från Ladok låsta för redigering. Använd kommentarsfält i de fall komplettering/förtydligande önskas göras.
-
Om huvudhandledaren inte hittar bihandledare:
1. Bihandledaren hör till annan institution – huvudhandledaren måste filtrera på rätt institution för att få fram namnet
2. Bihandledaren är inte inlagd som handledare i eISP:
- Institutionsadministratören lägger in rollen OM handledaren hör till institutionen (Administration->Användare)*
- Institutionsadminstratören tittar i Rapport 3 på samtliga personer inlagda i systemet – om bihandledaren inte finns med i handledarroll i listan, kontakta resp institutionsadmininstratör och be om inläggning av personen i eISP (alt kontakta eISP centralt)
* Måste ha förberetts med LIU-ID osv, se handledning -
Om huvudhandledaren inte hittar sin doktorand i eISP:
•Använd komplett personnummer (1967XXXX-XXXX) vid sökning
•Doktoranden måste vara registrerad på terminen
•Stavning av namnet – ta bara första bokstäverna, så fungerar sökningen oftast - finns personen fortfarande inte? Tilltalsnamnet kan vara ett annat än vad som anges först i Ladok, då kommer inte personen upp. Exempel: Doktoranden Johan Karlsson kan i Ladok heta Lars Johan Karlsson, då måste man börja söksträngen med Lars -
•Antagningsdatum har inte infallit – ISP kan inte startas innan det datumet
•”Jag ser inga doktorander när jag loggar in” – huvudhandledaren måste skapa en första ISP för doktoranden, för att doktoranden ska bli synlig -
Om doktoranden anger att man inte kan editera fält:
Vissa fält är låsta till huvudhandledaren:
•Uppnådd andel
•Planerad finansiering
•Fasta resurser
•Former för handledning
•Bihandledare (ska stämma överens med Ladok)
•Fördelning handledning
•Avvikelser från ISP (bör fyllas i av huvudhandledare) -
Om huvudhandledaren har flera roller i eISP:
Har du som huvudhandledare fler roller i systemet (t ex FUS, ämnesföreträdare eller fastställare) så kommer du att loggas in med ”högsta” rollen.
För att arbeta med dina doktorander i din handledarroll, så byter du roll i menyn till vänster.


Frågor? Kontakta i första hand din eISP-administratör
BKV: Eva Zurawski
HMV: Kajsa Bendtsen
IDA: Anne Moe
IEI: Marie Waltersson
Karin Fredriksson
IFM: Lena Martinsson
IKOS: Agnese Grisle
IKOS: Sofie Ekman
IMT: Rovia Bndyan
IMT: Lena Wide
ITN: Ami Palmin
ISY: Tu Co
MAI: Lindha Nilsson
TEMA: Carin Ennergård
Sidansvarig:
mikael.sonne@liu.se
Senast uppdaterad: 2023-09-28