Göm menyn

Tavla avlastar hjärnor

LiU-IT arbetar med en metod för att visualisera arbetsuppgifter. Med hjälp av en whiteboard och post-it lappar har man fått mer fokus, mindre stress och fler diskussioner.

Arbetsverktyget består av en tavla på väggen i korridoren, där alla som går förbi kan se den. Tavlan är indelad i olika rutor eller fält, och proppfull med små kort. Varje kort motsvarar en arbetsuppgift - stor eller liten, projekt eller oberoende aktivitet. Tittar man närmare på korten ser man att där finns anteckningar och information om de olika arbetsuppgifterna.
På IRT (LiU:s Incident Response Team) har man använt metoden i drygt ett och ett halvt år.

– Vi började använda tavlan i samband med att IRT-gruppen var överbelastad med arbete, berättar David Byers, enhetschef för nätverk, IRT och telefoni. Situationen var kaotisk, det gick inte att få överblick över vad som skulle göras och medarbetarna var jättestressade. Efter 3-4 veckor med tavlan var kaoset och stressen borta och gruppen kunde fokusera. Vi jobbar mycket effektivare nu och det känns som att vi använder vår tid på rätt sätt. Antalet bråttom-ärenden minskade dessutom kraftigt som en följd av att vi började använda tavlan.

På tavlan finns bland annat ett fält som visar aktiviteter som är prioriterade, och ett för ”bra saker om vi hinner”.

I mitten av tavlan finns ett fält för de uppgifter som IRT-gruppen arbetar med just nu.

– Det är avsiktligt begränsat med utrymme i rutan som visar vad vi gör just nu. Där ska inte finnas fler än tre kort, alltså tre olika arbetsuppgifter eller projekt som vi har igång, säger David.

Ulrik Haugen

Tavlan är även ett hjälpmedel för att gruppen ska kunna prioritera bland arbetsuppgifterna. Med hjälp av tavlan har man skapat ett jämnt och effektivt arbetsflöde. Det avlastar också hjärnan när man inte behöver gå omkring och tänka på allting som ska göras. Allt finns på tavlan.

– Det bästa med tavlan är att vi åskådliggör för oss själva i gruppen vad vi jobbar med, säger Ulrik Haugen, som är systemingenjör på IRT, till höger på bild. På tavlan kan vi lyfta upp olika saker vi stött på i arbetet, och vi får en anledning att ta upp våra problem när vi samlas vid den. En annan bra sak är rutorna i botten på korten, som påminner oss om att dokumentera, övervaka och testa saker innan vi räknar dem som klara.

– Tavlan visar också att arbetet går framåt. När jag gjort klart en uppgift vill jag gärna få utlopp för det mer än att tänka ”vad ska jag göra härnäst”, helst utan att gå och störa en av mina kollegor vilket annars skulle ha gett samma tillfredsställelse. Nu går jag till tavlan och flyttar ett kort till rutan ”Klart” och dessutom står jag då där och ser vad vi tänkte att nästa uppgift är.

– Arbetsuppgifterna kan komma varsomhelst ifrån. Från medarbetarna själva, via mejl eller från någon annan som har idéer och sätter upp ett kort. Här är det en medarbetare som sätter små pluttar för att markera vad han tycker är viktigast att vi jobbar med, säger David Byers och pekar på tavlan. Det är ett sätt att se vad vi ska prioritera.

Informationen på tavlan gör det också enkelt för avdelningschefen Joakim Nejdeby att snabbt få en överblick över vad IRT-gruppen gör.

– Vi har tänkt att alla enheter på LiU-IT ska jobba så här. Det ger oss bra kontroll av vad vi gör, plus att alla får en gemensam bild av arbetssituationen. Tavlan är inte på något sätt statisk, det finns massor av idéer om hur vi ska utveckla metoden ännu mer. Några medarbetare har till och med egna tavlor, för att strukturera sina arbetsdagar.

– Det är dessutom väldigt lätt att komma igång med att använda tavlan: gruppen samlas på morgonen och går igenom hur tavlan fungerar. Sedan arbetar man tillsammans fram tavlans struktur, och allt är klart då arbetsdagen är slut. Alla typer av verksamheter kan använda den här metoden.

Joakim går vidare och visar ännu en tavla på väggen i korridoren.

– Den här tavlan har vi haft i två veckor, och den är gemensam för LiU-IT. Det finns en rad överst som visar ledningsgruppens aktiviteter, och sedan rader för var och en av enheterna på LiU-IT. Vi har redan beställt en ny tavla eftersom vi har idéer om hur man kan vidareutveckla användningen.

– Tavlan gör det enkelt för oss i ledningsgruppen att se om något har hänt, förklarar David Byers. Och om jag sätter en röd plutt på någon aktivitet så ser Joakim att något viktigt hänt där som vi behöver prata om.


Tavlan

Post-it-lappar i olika färger visar vilken typ av arbetsuppgift det handlar om, till exempel administration, förbättringar eller incident. På varje lapp står datum för när uppgiften kom in, och hur lång tid den beräknas ta.

– En rosa lapp visar att det handlar om en incident, alltså något som hänt som vi måste lösa, förklarar Joakim. Ledningsgruppen har av naturliga skäl många orangea lappar, som visar att aktiviteten rör administration. Ett aktuellt exempel är lönerevisionen som pågår nu.

På tavlan finns fält som visar vilken kategori en viss uppgift tillhör: ”Incoming”, ”Next”, ”Standard”, ”Risk” och ”Urgent”. I slutet av tavlan finns rutan ”Validera” då man dubbelkollar att uppgiften är slutförd som den ska. Sedan flyttas lappen till rutan ”Klar”.

Längst ner på tavlan sitter en lapp som beskriver hur man håller tavelmöte, det vill säga en metod för hur man går igenom tavlans innehåll på ett effektivt sätt.

Joakim och David är överens om att tavlan skapar diskussion. Medarbetarna pratar mer med varandra, och diskussionen kopplas till arbetet på ett tydligt sätt.

– Alla kan dessutom se vad ledningsgruppen gör för något just nu. Och medarbetarna kan se vad chefen tror att de gör, skrattar David.

– Våra möten i ledningsgruppen har blivit mycket effektivare för att alla är redan på banan och har koll, tack vare tavlan, fortsätter Joakim. Det frigör tid som vi kan använda till att prata strategier.
 

Text och foto: Åsa Borg


Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: Mon Sep 16 15:29:38 CEST 2013