Göm menyn

Nytt HR-system på LiU

Nu är det äntligen dags att presentera LiU:s nya HR-system. Från och med nu rapporterar du lönerelaterade händelser på webben.

Randi HellgrenFrån och med fredagen den 7 februari ska alla anställda på LiU att rapportera lönerelaterade händelser via webbrapportering. Det ger en snabb och effektiv hantering – dessutom sparas massor av papper.
– Det har varit en lång och spännande resa som involverat och engagerat medarbetare i hela organisationen. Nu känns det väldigt härligt att gå i mål och lansera den nya HR-webben, säger Randi Hellgren, HR-direktör.
HR-webben hittar du genom direktknappen på Insidan, eller genom att klicka dig in från ”Om din anställning”, på Insidan.

I lönesystemet, Primula, kan du som är medarbetare bland annat hämta din lönespecifikation, ansöka om semester, anmäla vård av sjukt barn och skriva dina reseräkningar.
– Ett digitalt flöde är mycket effektivare och snabbare för både medarbetare och HR-avdelningen. Dessutom kvalitetssäkras arbetet på ett bättre sätt, säger Randi Hellgren.

HR-webbenPrimula används av flera stora lärosäten i Sverige och en fördel med det är att universiteten kan bedriva ett gemensamt utvecklingsarbete.
– Vi vet också genom andras erfarenheter att övergången till det nya systemet gått relativt smärtfritt, nu senast för Stockholms universitet, säger Randi Hellgren.
Verktyget är mycket användarvänligt, det finns ett bra stöd i programmet med information och tips i högermarginalen. Men löneenheten är dock väl förberedd på frågor och funderingar.
– Vi har byggt en supportfunktion med extra hög bemanning första tiden och har möjlighet att till exempel dela arbetsyta med medarbetare som har frågor.

Kristin LjungemyrÄven Kristin Ljungemyr, enhetschef vid Löneavdelningen, ser fram emot att sjösätta HR-webben.
– Allting kommer att gå mycket fortare. Dessutom hjälper systemet till så att färre fel uppstår vid ifyllandet av ärenden.
Kristin Ljungemyr säger att systemet är lätt att använda, men flaggar ändå för en invänjningsprocess för användaren.
– Får du problem så titta noga igenom hjälptexterna i formuläret, det finns även manualer att ladda ner. Kör du fast är du varmt välkommen att ringa supporten på löneenheten på 6900 eller mejla lon@liu.se.

HR-projektet på Linköpings universitet innefattar även ett nytt rekryteringsstöd, ReachMee och ett samlat system för hantering av rehabiliteringsärenden. Adato.
Det var i juli förra året som Linköpings universitet tecknade ett avtal med Evry, som täcker hela HR-processen, från att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla kompentens.
– Det är skönt med en helhetslösning som gör att vi slipper tänka på att upphandla av systemstöd för respektive delområde inom HR-processen, säger Randi Hellgren.
I juli i år ska allting vara implementerat och klart.
– Det har varit ett tungt arbetsår, men samtidigt väldigt spännande att vara med om denna förvandling. Vi har haft en fantastiskt bra projektorganisation och engagerade medarbetare. Den 17 februari, när allt är klart och skickat för den första löneutbetalningen ska vi fira, då blir det tårtkalas!


Följande ärenden hanteras via webbrapportering i HR-webben:
• Reseorder, reseräkningar och utlägg, (kvitton måste dock skickas in ”analogt”)
• Semester (för teknisk/administrativ personal)
• Sjuk, max 7 kalenderdagar
• Tillfällig föräldrapenning (VAB)
• Barns födelse (”10 dagar”)
• Komptid
• Mertid
• Ledighet med lön (flyttledighet och ledighet för släktangelägenhet)

Fler ärenden kommer att läggas till under våren.

FAQ/Vanliga frågor

När kan vi börja rapportera in våra ärenden?
Från och med nu! Klicka här.

Kan jag ansöka om tjänstledighet i HR-webben?
Nej. Initialt är det de ärenden som listas ovan som kommer att kunna hanteras i HR-webben. Övriga ärenden ska hanteras som det görs idag. Succesivt kommer fler ärenden att stoppas in i HR-webben. Information om vilka de är och när det kommer att ske informera vi om löpande.
 
Hur gör jag för att skicka in ärenden? Är det svårt?
Det finns hjälptexter och manualer i HR-webben vid varje specifikt ärende. Om du behöver ytterligare hjälp kan du höra av dig till supporten som hanteras av Löneenheten. Telefonnummer: 013-28 69 00 eller via e-post: lon@liu.se. Supporten har öppet måndag till fredag 09:00 - 16:30.

Jag vill ansöka om en ledighet som inte är med i listan ovan. Hur gör jag? Ska jag vänta?
Alla ärendetyper som inte är i listan kommer hanteras på blankett tillsvidare. Du kan skicka in den idag så kommer den behandlas så fort systemet öppnas och ansökan kan registreras.

När kan vi börja rapportera in våra ärenden?
Vi planerar att öppna webbrapporteringen för alla medarbetare den 7 februari.
Var hittar jag webbrapporteringen?I samband med att vi öppnar webbrapporteringen kommer vi skicka ut instruktioner och webbadressen.

Kommer jag behöva starta datorn för att sjukrapportera när jag ligger hemma och är sjuk?
Nej, är du sjukledig så kontaktar du din chef och ber ättar att du är borta, precis som idag. När du sedan är tillbaka på jobbet går du in och webbrapporterar. Samma princip gäller för tillfällig föräldrapenning (VAB) och ledig för barns födelse (”10 pappadagar”).

Text: Sofia Ström Bernad
 


Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: Thu Feb 06 16:59:07 CET 2014