Göm menyn

Kom igång med Lync

Genom Lync kan du snabbt kontakta kollegor med chatt, meddelanden, ljud eller video. Dessutom har du möjlighet att visa det som syns på din skärm för en medarbetare.

Andreas KarlssonMicrosoft Lync 2010 är en tjänst som gör att anställda på LiU kan se varandras närvaro i en Lync-klient eller via Outlook och Sharepoint. Och med en enkel knapptryckning kan de kontakta varandra via chatt, eller med tal/video.

För att få tillgång till kommunikationssystemet måste du aktivera det. Det är enkelt att komma i gång. Gå in via LiU:s kontohanteringssystem, account.liu.se, gå ner till menyn Collaboration och klicka på ”Toggle Lync” så aktiveras du för Lync. Klienten får du antingen automatiskt (för ad.liu.se domänanslutna klienter med programdistribution) eller via http://meetnow.liu.se/client.
– Är du osäker så tveka inte att kontakta din lokala tekniker eller LiU-IT:s kundtjänst, säger Andreas Karlsson, IT-tekniker och huvudansvarig för Lync på LiU.
LiU-IT:s kundcenter nås på 013-28 2828 eller helpdesk@liu.se.

Varför ska man då installera Lync när man redan har mejl, mobil och e-post? Själva funktionerna finns ju redan?
– Finessen är att man har allting tillgängligt på samma ställe och att allting fungerar så enkelt och direkt. Om jag vill få något sagt till en kollega så ser jag för det första om han eller hon sitter framför datorn innan jag skickar mitt meddelande, och jag kan få svar omedelbart. Steget till att skicka ett mejl eller ringa är längre, säger Andreas Karlsson.
Men han berättar att just detta också har fått många att tveka inför att installera tjänsten - de är rädda för att de ska bli störda hela tiden.
– Men det är ingen risk. Du anger själv vilken status du har. Du kan välja mellan ”tillgänglig”, ”upptagen”, ”stör ej”, ”inte på jobbet”, ”strax tillbaka” och ”inte vid datorn”, berättar Andreas Karlsson.

Har du angett att du är upptagen och inte vill bli störd, så syns det i Lync, Outlook och Sharepoint med en färgad ikon framför ditt namn. Dessutom får den som försöker kontakta dig ett meddelande om att du är upptagen.
Men Lync är ännu smartare än så. Har du inte rört din dator på några minuter ”förstår” programmet att du inte sitter vid datorn, och ändrar din status automatiskt. Lync är också ansluten mot Exchange, så om du sitter i ett möte som finns angett i din kalender så syns det automatiskt på din status.
– Det innebär också att du kan se hur länge en kollega är upptagen, bara genom att hålla musen över dennes namn i ett mail, Lync eller inlägg i Sharepoint, säger Andreas Karlsson.

Ny användareHur kommer man igång? När du installerat Lync kan det kännas som att vara med på Facebook men inte ha en enda vän. Kontaktlistan lyser tom, och de nya funktionerna verkar komplicerade och skrämmande.
Det är snabbt åtgärdat.
– Leta upp dina närmsta kollegor i sökmenyn genom att skriva deras namn (se bilden till höger, då dyker de upp under sökrutan, klicka sedan på plusset och lägg till som kontakt. Du kan även sortera upp dina kontakter i olika grupper, till exempel för olika projekt eller efter institutioner, säger Andreas Karlsson.
Vips har du en lista över dina tätaste arbetskontakter med deras status tydligt angiven.
Andreas Karlsson rekommenderar sedan att du börjar med att prova den enklaste funktionen i Lync.
– Markera en av dina kontakter dubbelklicka, eller klicka på pratbubblan, och skriv ett meddelande. Då kommer ett chattfönster upp. Är kollegan tillgänglig dyker meddelandet upp på dennes skrivbord.

Prova sedan att ringa (klicka på telefonsymbolen), att videosamtala – förutsatt att ni båda har kameror i datorerna – (klicka på videokameran), att mejla (klicka på brevet), och att boka ett möte i Lync genom Outlook (klicka på schemat).
– Det är som sagt väldigt enkelt och användarvänligt. Jag har personligen mycket större nytta av Lync än vad jag trodde när vi startade projektet för drygt ett år sedan, säger Andreas Karlsson.

ChattNär du blivit varmare i kläderna finns många smarta funktioner som gör ditt arbetsliv lättare. Du kan hålla chatt (se bilden till vänster)- eller videomöten med flera personer, du kan dela ditt skrivbord eller ett särskilt program eller dokument med dina kollegor, du kan ladda ner ”add-ons”, bland annat en applikation som direkt översätter det du skriver till andra språk, och som sedan översätter svaren från den du chattar med till svenska.
– I längden hoppas vi att Lync ska bidra till att vi kan få ner resandet på LiU, vilket är bra både ur miljö-, ekonomi- och tidsbesparingssynpunkt, säger Andreas Karlsson.
Lync finns även som en app till smartphones.

I dagsläget använder drygt 1 000 av LiU:s drygt 4 000 anställda Lync, och antalet ökar snabbt.
– Det är i princip själv-marknadsförande. Användarna har en sådan nytta av programmet att det sprider sig från anställd till anställd. Och målet för IT-avdelningen är naturligtvis att alla vid LiU inom en snar framtid ska använda Lync, säger Andreas Karlsson.
För Lync-boomen sträcker sig långt utanför LiU:s domäner. Allt fler företag och organisationer använder Lync, både i Sverige och utomlands. Och nätverken går att koppla samman. I dagsläget har LiU en Lyncfederation med följande organisationer: Umeå Universitet, Chalmers, Malmö högskola, Atea och Microsoft.
– Det innebär att du även kan söka upp och bli uppsökt av Lync-användare vid de här organisationerna genom att skriva din kontakts e-postadress i sökfältet och därefter välja om du vill chatta, boka ett möte eller videosamtala.
Men dina kontakter måste inte ha Lync för att programmet ska fungera för dig. Det går också att via Outlook bjuda in kontakter som saknar Lync eller inte är LiU-användare till online möten.
– De får då en länk med en tillfällig inloggning över internet, jättesmidigt.

Lync fungerar både på PC och Mac, även om tjänsten är mer utvecklad för PC. Har du inte kommit igång eller har du funderingar på hur man kan använda tjänsten finns mer information här:
Information om tjänsten: http://www.liu.se/insidan/it/samarbetsytor
Guider och instruktioner: www.liu.se/it/guidegroup/415863


Har du frågor eller förslag på fler federationer vänligen kontakta:
LiU-ITs Kundcenter
013- 28 2828
helpdesk@liu.se

– Lycka till, våga prova. Har du frågor är det bara att ringa IT:s kundcenter, säger Andreas Karlsson.

 

Uppdatering 2015-05-08: Artikeln är från våren 2012. Lync är numera automatiskt aktiverat för alla anställda så funktionen Toggle Lync har tagits bort från account.liu.se.

 

Sofia Ström Bernad


Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2015-05-08