Göm menyn

Första halvåret med Infocenter

Bild: Julia Fasth Sahlin och Anki Saleteg i Infocenter. Foto: Charlotte Perhammar

Ny organisation, flytt, invigning och terminsstart. Det första halvåret har varit intensivt för Infocenter, det är först nu som vardagen börjar.

- Full rulle! Mycket nytt, mycket nya rutiner.
Julia Fasth Sahlin och Anki Saleteg är överens om hur det första halvåret med Infocenter varit.
- Vissa saker har gått enligt planerna, andra inte, säger Julia Fasth Sahlin, koordinator för Infocenter. Man kan säga att vi skapat rutinerna under gång.
- Helhetskonceptet har funkat men vi har justerat detaljer, säger Anki Saleteg, projektledare för En väg in.

En sådan detalj är schemat. Från början jobbade medarbetarna i tvåtimmars-pass med de tre uppgifterna; växel, reception och ärendehantering. Nu är det ändrat till halvdagar.
- Dagen blev för uppstyckad, med fysiska förflyttningar och det var jobbigt att ställa om, säger Julia Fasth Sahlin. Två pass om dagen ger mer tid för samverkan, fika och lunch tillsammans.

Det var den 2 maj Infocenter invigdes officiellt. Då hade tidigare medarbetare från växeln och studerandeexpeditionen slagits ihop med ett antal nyanställda, sammanlagt tretton medarbetare som nu arbetar på tre campus. Hela tanken med Infocenter är att studenter och andra besökare ska kunna vända sig till ett enda ställe, Infocenter, som slussar ärendet vidare, inte studenten.

Terminsstarten var det verkliga eldprovet för Infocenter.
- Det blev långa köer och det blev uppenbart att vi saknade ett kölappssystem, säger Julia Fasth Sahlin. Nu var man tvungen att stå i kö, istället för att kanske gå och sätta sig med en kopp kaffe medan man väntade.
- Med hjälp av mobila poddiskar kunde International Office, Studenthälsan och LiU-kortet möta upp på entréplan och avlasta, säger Anki Saleteg.

Bild: Julia Fasth Sahlin och Anki Saleteg i Infocenter. Foto: Charlotte PerhammarVilka är då de vanligaste frågorna som Infocenter får?

1. Var uppdaterar jag LiU-kortet? Svaret på det är att det gör man inte lägre, varken med nya eller gamla LiU-kort, även om datumet på det gamla kortet passerat.

2. Var är biblioteket? Svar: På plan 3 – 6. Nu har biblioteket fått en skylt ovanför trappan.

3. Var får man ny kod till e-tjänstekortet? Det här gäller Campus US och Norrköping. Det är regionens kort och här är säkerheten hög. Kort och kod skickas separat och många har svårt att hålla rätt på de här två sakerna och behöver då en ny kod.

Andra utmaningar som mött Infocenter är att försöka para ihop rätt student med rätt handläggare.
- Det är så mycket folk i rörelse i Studenthuset, säger Julia Fasth Sahlin. När till exempel en studievägledare kommer och ska ha möte med en student vet man inte vem av alla i entrén det är.
- Det kommer också studenter som säger att de ska träffa ”någon”. Men minns varken namnet eller ärendet, säger Anki Saleteg. Då blir det ett detektivarbete för oss.

Vilken är den konstigaste frågan ni fått?
- Det händer inte så sällan att folk förväxlar LiU med Regionen. De ringer och hinner börja dra hela sin sjukdomshistoria innan vi får chans att avbryta och säga att det nog är till sjukhuset de ska, säger Julia Fasth Sahlin.

- Jobbiga samtal är studenter som inte mår bra och oroliga föräldrar som ringer och inte får tag på sina barn. Vi försöker lugna så gott vi kan. Vi försöker också via Infocenters kanaler att få kontakt med någon som har kontakt med studenten. Det kan till exempel vara en programansvarig, en kursansvarig eller studievägledare.

Men det finns solskenshistorier också. Till exempel damen som hittat en dataväska i ett köpcentrum i Norrköping och tänkte att det här måste nog vara en students väska. Damen gick hela vägen upp till Campus och lämnade väskan i Infocenter. Och mycket riktigt var det en student som glömt sin väska men fick tillbaka den.

Har ni kunnat avlasta andra verksamheter i organisationen?
- Vi hjälper International Office med nyckelutlämning. Och i somras fick vi ett kvitto från fakulteterna som märkt att ”rätt” frågor hamnade hos dem medan mer generella frågor, om scheman och deadlines till exempel, stannade hos oss, säger Julia Fasth Sahlin.

Är det någon skillnad på Infocenter på de tre campusen?
- I Norrköping hjälper Infocenter LiU Tryck med kompendier och de har också hand om P-biljetter. På US stöttar man Post & Transport med bilnycklar och LOTS med transport av tentor och de hjälper också till med regionens e-tjänstekort, Region Östergötlands system för tillträde till medicinska system. Men det är fascinerande hur mycket som är samma på de tre campusarna, säger Anki Saleteg.

Infocenter behöver ju ha stor kunskap om organisationen och allt som händer. Hur håller ni er uppdaterade?
- Alla ser, hör och läser olika saker. Vi är ju oftast de som får frågan första gången och måste ta reda på svaret. Vi använder Teams nästan uteslutande för att hålla varandra uppdaterade, vi mailar nästan aldrig. Alla tar också stort ansvar för att hålla sig uppdaterad. I Teams kan man också se hur mycket som händer. Vi ingår också i många arbetsgrupper och får information den vägen, säger Julia Fasth Sahlin.

Vad har ni för planer framöver?
- Vi har haft ett intensivt första halvår, det är egentligen nu vår vardag börjar, säger Julia Fasth Sahlin. Någon form av kölappssystem måste vi införa. Rekrytering av studentmedarbetare är en annan sak vi tittar på, som kan vara mer av generalist och jobba eventuella kvällspass. Vi försöker hitta fungerande samarbetsformer med andra och vill försöka få in fler verksamheter i ärendehanteringssystemet, för att minska mailandet. Det ska också göras en översyn av Studentavdelningens lokaler i Norrköping.

 

2019-10-29
Text: Elisabet Wahrby
Foto: Charlotte Perhammar

 


Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-11-05