Göm menyn

Så ställer IEI om till distansverksamhet

Ett och ett halvt dygn – 36 timmar - tog det för LiU:s största institution att ställa om till distansläge. Det mesta fungerar bra, men massor av arbete återstår. ”Det här är en process, det dyker upp nya frågor hela tiden”, säger prefekten Louise Ödlund.

Oskar Pohjanen reste hem från Spanien och är nu nästan ensam i A-huset.A-huset, torsdag eftermiddag. I en annars helt tom korridor sitter Oskar Pohjanen ensam och pluggar ekonomi. Han läser civilekonomprogrammet med spansk inriktning och kom hem från Barcelona i fredags. LiU:s internationella kontor hörde av sig via mejl: nu är det dags att resa hem.

– Informationen fungerade bra. Vi var flera svenska studenter, från olika universitet, och alla lämnade Spanien ungefär samtidigt.

Nu tycker han att det är skönt att lämna lägenheten och kunna plugga någon annanstans. Han försöker gilla läget och konstaterar att gott om plats, jo det har han.

– Ja, vad ska man säga? Förra terminen var jag i Chile när det var stora protester där. Det är väl ett dåligt år för utbyte helt enkelt. Vi får väl se vart jag ska resa nästa gång, säger Oskar och skrattar lite.

Krisledningsmöte i Teams.En trappa ner har IEI:s krisledningsgrupp just avslutat sitt dagliga 12-möte. Några personer har varit på plats, men de flesta deltar sedan början av veckan via Teams. Gruppen består av ledningsgruppen förstärkt med nyckelpersoner inom HR, ekonomi, lokaler och kommunikation. Krisledningen kom igång tidigt med sitt arbete – torsdagen 12 mars – och samverkar tätt med LiU:s centrala krisledning.
IEI:s prefekt Louise Ödlund talar om tuffa prioriteringar och ett enormt engagemang bland medarbetarna.

– Ja, vi har jobbat med det som brunnit mest. Vad är akut just nu och vad kan vi vänta med? Jag är otroligt glad och stolt över det fantastiska arbete som görs. Man arbetar tillsammans, hittar nya konstellationer och finner vägar för att komma framåt, säger hon.

Lena Gidlund, Anita Carlsson och Tobias Lindberg i IEI:s krisledning.I krisledningen prioriterades först och främst att få alla examinationer att fungera på distans. Målet sattes direkt: Inga prov ska ställas in. Måndag eftermiddag tog LiU beslut om att övergå i distansläge – onsdag morgon genomfördes de första hemtentorna. För att lyckas med det genomfördes ett omfattande arbete där 129 provtillfällen identifierades, examinatorer kontaktades och en skriftlig instruktion togs fram. Denna skickades ut till både studenter och examinatorer.

Bakom arbetet stod IEI:s grundutbildningsråd utökat med ett antal nyckelpersoner. Och efter omständigheterna fungerar det väl. I en utvärdering skriver en lärare så här: ”En chockartad omsvängning av tentaperioden som verkar ha gått bra”.

– Vi är mitt inne i tentorna, men så här långt går det över förväntan. Nu har Jonas Detterfelt och Mikael Axin arbetar med omställningen till verksamhet på distans.fokus flyttats till alla tentor som lämnas in i Lisam och hur vi kan stötta där, säger Jonas Detterfelt, proprefekt med ansvar för IEI:s grundutbildning.

När examinationerna rullar på kommer också andra frågor att bli viktigare. Först och främst att få undervisningen att fungera på distans och inte minst hur alla praktiska moment ska genomföras. Jämfört med hemtentorna finns i alla fall mer tid att lösa det. Helt andra frågor kommer också att aktualiseras - som arbete på distans, arbetsmiljö och hur man håller ihop en grupp som inte kan träffas. Flera avdelningar och enheter har till exempel infört digitala fikastunder i Teams.
– Det är också viktigt att vi fortsätter vårt utvecklingsarbete och inte glömmer bort den vanliga verksamheten. Det ska också göras, och vi vinner ingenting på att skjuta upp det, säger Louise Ödlund.

Greger Karlström och Louise Lindkvist Haziri förbereder disputationen.C-huset, torsdag eftermiddag. I sal C3 förbereder doktoranden Louise Lindkvist Haziri fredagens disputation, som kommer att sändas via Zoom. Hon har sällskap av handledaren Erik Sundin och Greger Karlströms från IT-avhandlingen. Det är en hel del teknik som ska funka för att inte störa framläggningen.
På väggen har en kamera skruvats fast och Louise har satt upp en bild på sin hund så att hon vet var hon ska fästa blicken. Opponenten, två handledare och en person i betygsnämnden kommer att finnas på plats – övriga ska följa disputationen på distans.

– Jag har haft en klar bild av hur disputationen skulle vara, och i början var det svårt att ställa om. Men nu har jag accepterat läget. Som det är nu måste alla anpassa sig och göra uppoffringar. Jag hoppas bara att fokus ska ligga på min avhandling (som handlar om återtillverkning) och inte på tekniken runt omkring.

Disputationen livesänds.Anpassningen gäller också festligheterna efter disputationen. Flera inbjudna har fått förhinder, men Louise ser fram emot att det i alla fall ska bli lite firande. Också på plats.

 

Faktaruta: Så jobbar IEI med distansomställningen

 

  • Definiera nyckelpersoner och avgör vilka som behöver samarbeta. Sätt ihop grupper med dessa personer.
  • Se över vilka insatser och vilket stöd som behövs för att ställa om verksamheten. Vilka områden behöver störst insats? Vad är mest bråttom?
  • Ställ inte in, skjut inte upp! Arbeta målmedvetet för att hålla tidsramar och genomföra planerade tentor och kurser. Viktigt både för studenter och personal.
  • Var inte rädd för att agera lokalt, försök att hitta pragmatiska lösningar.
  • Tänk på kommunikationen. Håll kontakten med kollegor via Teams eller Zoom, med andra institutioner, fakulteterna och den centrala krisledningen.
  • Ta vara på alla goda initiativ. Exempel: Två doktorander på Avdelningen för informationssystem och digitalisering genomförde spontant en demonstration av Zoom på ett avdelningsmöte. Demon spelades in och kan spridas

Mats Nåbo bygger en inspelningsstudio för föreläsningar.

Bilder:

Oskar Pohjanen reste hem från Spanien och är nu nästan ensam i A-huset.

Krisledningsmöte i Teams.

Lena Gidlund, Anita Carlsson och Tobias Lindberg i IEI:s krisledning.

Jonas Detterfelt och Mikael Axin arbetar med omställningen till verksamhet på distans.

Greger Karlströms och Louise Lindkvist Haziri förbereder disputationen.

Disputationen livesänds. Louise Lindkvist Haziri kan fäste blicken på sin hund.

Mats Nåbo bygger en inspelningsstudio för föreläsningar.

 

Foto: Mikael Sönne


Mikael Sönne 2020-03-20




Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2020-03-20