Göm menyn

Fler jobbar i Hypergene

I början av året driftsattes Hypergene, ett system som ska underlätta arbetet med komplicerade planerings- och uppföljningsprocesser. Kvalitetsgranskningen är igång, nu jobbas det med riskanalys och verksamhetsplanering.

Bild: Eva Wessén, controller och projektledare för Hypergene. När Planerings- och ekonomiavdelningen fick uppdraget att hitta ett stöd i arbetet med kvalitetssäkring av utbildningar insåg de att den här processen liknar en rad andra processer inom universitetet. Det handlar om stora mängder information som ska samlas, följas upp över lång tid, göras i rätt tid och rapporteras. Två exempel är verksamhetsplanering och tertialuppföljning.
- Etapp två driftsattes i mars och omfattar riskanalys, verksamhetsplanering och tertialuppföljning för två ”piloter” – IEI och biblioteket, berättar Eva Wessén, controller och projektledare för Hypergene.

Strategikartan är universitetets övergripande, styrande dokument. Utifrån strategikartan arbetar LiU årligen fram en verksamhetsplan och budget för nästkommande år samt plan för ytterligare två år. I verksamhetsplanen framgår bland annat de grundläggande planeringsförutsättningarna och de prioriterade vägvalen.

I Hypergene etapp 2 har alla risksamordnare nu gjort riskanalyser för sina verksamheter och riskanalysen har för år 2020, med Hypergenes hjälp, inkluderats i verksamhetsplan.
Kopplat till förutsättningarna i verksamhetsplan och de prioriterade vägvalen gör varje bokslutsenhet sin verksamhetsplanering i form av en handlingsplan som tillsammans med gudgeten följs upp tertialvis.

- Tidigare gjordes arbetet med riskanalys och handlingsplaner i Word och Excel där nya dokument fick upprättas för varje tillfälle, säger Eva Wessén. Nu samlar vi detta i Hypergene, tidigare utgåvor finns kvar och ej avslutade aktiviteter följe med i Hypergene. Man behöver inte leta upp gamla dokument från tidigare år och vara osäker på vilket som är det senaste. Allt hänger ihop och blir väldigt tydligt i Hypergene.

Ett ytterligare plus är att man ur systemet kan exportera innehållet till en wordfil och skicka den till tryck, grafik och tabeller följer med även om vi har en del önskemål om förbättrade funktioner för formatering av text och tabeller. Där arbetar projektet vidare mot leverantören för att få utökad funktionalitet.
- Framför allt blir det mycket bättre ordning. Och lättare när man bara kan plocka upp innehållet från tidigare år.

- Användarna har fått två timmars utbildning och ingen manual, fortsätter Eva Wessén. Alla har löst uppgiften, ett fåtal har hört av sig och frågat. Det tycker jag är ett mått på användarvänligheten.

Bild: Per-Olof Brehmer, prefekt IEI. - Det är ett förhållandevis intuitivt system som inte kräver någon större manual. Men det kräver ett visst inledande arbete med att fundera över hur man ska kommentera och därmed rubriksätta, till exempel strategikartans mål kontra vägvalens mål, säger Per-Olof Brehmer, prefekt på IEI. När väl grunderna är satta är det lätt att arbeta i systemet.

IEI har som första institution påbörjat arbetet i Hypergene i samband med tertialrapport 1. Ett arbete som föregåtts av att man sett över vad institutionen ser som prioriterat att kommentera/bedöma vad gäller till exempel strategikartans mål, satt rubriker och kopplat dem även till de fyra vägvalen.
- Systemet hjälper till att ge en bra överblick av aktuell handlingsplan och planerade aktiviteter, säger Per-Olof Brehmer. Initialt krävs en del arbete att lägga in alla uppgifter och fundera över prioriteringar. Men vi ser att det arbetet betalar sig på sikt. Vi är positivt inställda så här långt. Systemet hjälper oss att förtydliga vår handlingsplan. Men som alltid kan system utvecklas vidare.

I september driftsätts etapp 3 som omfattar årsredovisning samt handlingsplan där varje bokslutsenhet beskriver sina egna handlingsplaner med mål och aktiviteter.
- Historiken följer med, säger Eva Wessén. Man får det serverat i Hypergene men ”tvingas” ta ställning.

Den fjärde och sista etappen omfattar budgetunderlag till regeringen som ska vara klart i januari.
- Sen får vi se vilka fler processer som kan bli aktuella. Lika Villkor och miljö är några som visat intresse. Men vi tar det efter hand, säger Eva Wessén.

 

Tidigare artikel om Hypergene: Enklare med nytt planeringsverktyg

 


Elisabet Wahrby 2019-06-12




Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-06-12