Göm menyn

Hjälp med dokumenthanteringen

Dokumenthanteringen på en myndighet, som universitetet, är en viktig fråga som alla anställda har ansvar för. Nu har DA-enheten skapat en informationsplats i Lisam och bjuder också in till Öppet Hus.

Bild: DA-enhetenSom myndighet är LiU skyldig att uppfylla offentlighetsprincipen. Det innebär att dokument och handlingar ska vara tillgängliga både för allmänheten och för oss själva. Då krävs ett system och en struktur så att man kan eftersöka handlingarna. Det förutsätter också att alla medarbetare lämnar in allmänna handlingar till registrator.

Det här är inte en alldeles enkel sak. Vilka handlingar är till exempel allmänna? Dokument- och arkivenheten (DA) ansvarar för att informera och utbilda kring dokumenthantering och har nu skapat en plats i Lisam ”Dokumenthantering vid Linköpings universitet” som innehåller det mesta man som anställd behöver veta om dokumenthantering, offentlighet och sekretess, diarieföring och arkivering.
- Lisamplatsen är tänkt som en självhjälp, säger Katrine Runesson, registrator på DA-enheten. Men man är självklart alltid välkommen att kontakta oss och ställa frågor.

Alla medarbetare har som sagt ett eget ansvar för att dokument hanteras på rätt sätt. Ansvaret kan handla om att ta ut diarienummer och lämna ifrån sig handlingar, men också att fråga om man är osäker. DA-enhetens åtta registratorer och två arkivarier är experter och kan snabbt avgöra vad ska göras med en handling.
- DA-enhetens ansvar är att skapa en struktur som underlättar det dagliga arbetet och som gör det enkelt att söka efter tidigare beslut och andra handlingar, säger Katrine Runesson. Inte minst gäller det för att underlätta framtida forskning.

Vad kan hända om man inte sköter det här på ett korrekt sätt?
- Universitetet kan till exempel hamna i besvärliga situationer om media eller allmänhet frågar efter handlingar och de inte är rätt hanterade, säger Katrine Runesson. Universitetet har en verksamhet som är intressant för allmänheten och media följer gärna upp sånt som fusk vid examination och oredlighet i forskning. Vi får varje dag in begäranden om att få ut allmänna handlingar eller uppgifter.

Vid varje institution finns en eller flera registratorer. I första hand vänder man sig till sin närmaste registrator när man har frågor. DA-enheten diarieför för fakulteterna och för UF och varje vardag mellan klockan 9 och 15 har DA-enheten expeditionstid. Då är alltid två registratorer tillgängliga för att hjälpa medarbetare och allmänhet.

Nu bjuder DA-enheten också in till Öppet Hus. Måndag och tisdag 27-28 maj mellan kl 9 och 15 kan du passa på att besöka DA-enheten och ställ dina frågor. Inbjudan kommer men ”save the date”.
- Jag tror inte DA-enheten är okänd på universitetet, säger Katrine Runesson. Folk vet att vi finns. Men kanske känner man en släng av dåligt samvete när man hör om oss. Och det vore roligt att kunna vända på det så att man istället tänker ”Åh, vad bra att jag kan vända mig dit och få hjälp med mina handlingar!”

 

 


2019-05-16




Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-05-14