Göm menyn

Långsiktiga förändringar ger bäst effektivisering

Uppdraget att se över hur verksamhetsstödet vid Linköpings universitet ska bli mer effektivt går nu in i nästa fas. Ett paket med kostnadsreduceringar motsvarande upp till 10 miljoner kronor som ska genomföras fram till utgången av 2019 kompletteras med ett utvecklingsarbete kring nya arbetsmetoder och ökat samarbete inom verksamheten.

Det var i november förra året som universitetsdirektör Kent Waltersson fick uppdraget av rektor Helen Dannetun att se över LiU:s verksamhetsstöd. Målet är att frigöra resurser till kärnverksamheten genom att alla fakulteter och institutioner ska ha samma slags verksamhetsstöd, även om ambitionsnivån kan variera, och att det dubbelarbete som finns på vissa håll idag minimeras. En kartläggning av verksamhetsstödet på sex andra lärosäten har gjorts under utredningens gång, liksom en genomlysning av alla administrativa processer och aktiviteter på LiU.

– Vi har varit runt i verksamheten för att fånga upp vad vi kan göra tämligen omgående och vad som är lämpligt att jobba med på längre sikt. Förslagen har varit många och konstruktiva, så vi har en bra grund för att kunna genomföra dem, konstaterar Marianne Granfelt som är ansvarig för utredningen.
Under utredningsarbetet blev det tydligt att verksamheterna på LiU under de senaste åren i stor omfattning sett över verksamhetsstödet och ”osthyvlat” kostnader.
– För att uppnå större besparingar krävs snarare förändringar i arbetssätt, ansvarsfördelning och regelverk, vilket måste ges tid, säger Marianne Granfelt.

De besparingar och effektiviseringar som utredningen ändå hittat kan grovt delas in i områden där ambitionsnivån kan sänkas, verksamheten kan bedrivas i extern regi eller tas bort. Rektor Helen Dannetun har nu fattat beslut på vilka åtgärder som ska genomföras som en delleverans 1 innan utgången av 2019 och vilka som behöver utredas ytterligare.
– Vi börjar med de förändringar som ger snabbt resultat och som det inte finns någon anledning att vänta med att genomföra. Jag ser inte så stor dramatik i detta, det är ganska naturligt att vi förbättrar vår effektivitet. Det handlar om kostnadsreduceringar på närmare 10 miljoner kronor, säger universitetsdirektör Kent Waltersson.
– Nästa steg, som blir större i sin omfattning, blir att se över våra arbetssätt för att vi ska fortsätta att vara ett konkurrenskraftigt universitet med ett professionellt och effektivt verksamhetsstöd, säger Kent Waltersson.

Ett antal fördjupade verksamhets- och kompetensanalyser som kommer att göras inom samtliga verksamhetsområden och där direktörerna för IT, HR, kommunikation, ekonomi och den internationella verksamheten särskilt ska se över organisation och processer. När arbetet med introduktionen av Ladok 3 och En väg in är färdig kommer också studieadministrationen att se över sina processer. Uppdragen ska presenteras för universitetsledningen innan årets slut.
– Vi ser att det finns områden där arbetssätt och organisation kan förändras långsiktigt och där vi kan skapa ett robust verksamhetsstöd till en lägre total kostnad för LiU, säger Kent Waltersson som formulerat uppdragen till respektive område.
Från den förste juli införs dessutom en anställningsprövning för samordning av nya tjänster inom verksamhetsstödet. En modell för effektivare uppföljning av kostnader för verksamhetsstöd är också under framtagande.

 

Besparingar i korthet (per år):

  • En möjlig kostnadsreducering av Campusbussen, upphandling pågår
  • Minska antalet postturer från tre till två per dag. Besparing 225 000 kronor.
  • Förändrade utskick av examensbevis, besparing ca 150 000 kronor.
  • Förenklade LiU-kort, potentiell besparing på närmare 800 000 kronor.
  • Övergång till enbart standardtelefoner, besparing om ca 1,3 miljoner kronor.
  • Standardhårdvara för datorer, ej beräknat i dagsläget
  • Generell neddragning på universitetsledningen på 1 miljon kronor
  • Generell neddragning på Universitetsbiblioteket på 1 miljon kronor.
  • Generell neddragning för LiU Holding på 1 miljon kronor.
  • Undersöka möjligheten till minskad avsättning av medel till stöd för studenter med funktionsnedsättning (innebär minskat uttag av OH men ingen kvalitetssänkning) motsvarande 1 miljon kronor.
  • Avvecklat KBT-verktyg, 100 000 kronor.
  • Minskad kostnad för Ladok, besparing om 650 000 kronor.

 

Några områden som kräver fortsatt utredning eller översyn:

  • LiU:s bilar
  • LiU-tryck
  • Kalasmottagningen
  • Internfakturering
  • Lokaleffektivisering
  • Medlemskap
  • Digital arbetsplats och LiU-kontor


Webbplats effektiviseringsuppdraget

Information om effektiviseringsuppdragets arbete samlas på en särskild webbplats. Sidan är under uppbyggnad och kommer att fyllas på med information.

Till effektiviseringsuppdraget

 

Informationsmöte

Ett informationsmöte om effektiviseringsuppdraget, öppet för alla, kommer att hållas
torsdagen den 3 maj kl 12.15-13.00 i Key 1, Campus Valla.
Mötet kommer att streamas och vara tillgängligt genom länk på Insidan.

 


Björn Stafstedt 2018-04-25




Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2018-05-14