Göm menyn

Nya rutiner för utlägg

Från och med mars införs nya, säkrare rutiner för reseräkningar och egna utlägg i Primula. Tryggheten för den som ska godkänna reseräkningen/utlägget ökar och risken för fel minskar.

Bild: Mängder av kvitton i en rörig hög.Reseräkningar och ersättning för egna utlägg görs sedan några år tillbaka i det elektroniska systemet Primula medan originalkvitton och andra underlag hittills enbart skickats i pappersformat till löneenheten. Det här upplägget innebär att den person som ska beslutsattestera (kontrollera och godkänna) reseräkningen eller utläggen inte har tillgång till och kan se underlagen/kvittona eftersom de enbart finns på löneenheten.
- Handläggarna på löneenheten är experter på reseavtalen etc, men uppdraget och ansvaret att bedöma relevansen i utläggen ligger på beslutsattestanten, säger ekonomidirektör Agneta Frode Blomberg. Attestanten måste ha tillgång till underlag och kvitton för att kunna fullfölja sitt uppdrag att kontrollera om utgiften är relevant för LiU att betala.

Därför införs från och med mars nya rutiner som innebär att kvitton, förutom att skickas in i original till löneenheten, också måste skannas in och bifogas i Primula. På det här sättet kan den som ska attestera utläggen se och bedöma alla underlag.
- Det här kontrollmomentet fanns förut när vi hade en manuell hantering, men försvann vid övergången till elektronisk hantering, säger Agneta Frode Blomberg. De nya rutinerna ökar tryggheten för den som ska beslutsattestera och minskar risken för misstag och oegentligheter.
Originalkvitton måste enligt lag sparas i tio år. Det är därför de ska skickas in i pappersform till löneenheten. Det gäller dock inte så kallade itinerary, alltså resplanen man får på mail från resebyrån eller kursplaner och konferensprogram. De räknas inte som original, utan kan bifogas enbart som elektronisk fil.

Varje månad betalar LiU ut knappt en miljon kronor för utlägg via Primula. Framför allt är det utlägg för hotell och restaurangbesök i samband med utlandsresor. Men också utlägg för representation, böcker, papper, datortillbehör och labbmaterial.
- Det handlar alltså om ganska mycket pengar, säger Agneta Frode Blomberg. Det är mitt uppdrag som ekonomidirektör att se till att LiU har ekonomiadministrativa rutiner som säkrar våra betalningar.

En ytterligare ny rutin är attestordningen. Hittills har närmaste chefen attesterat reseräkningar och utlägg oavsett vilket kostnadsställe som belastats.
- Nu ändrar vi detta så att vi har utsedda beslutsattestanter på kostnadsställe-nivå och följer bokföringsordningen istället för organisation. På det här sättet undviker vi att någon blir påförd en kostnad som vederbörande inte godkänt.

 


Elisabet Wahrby 2016-03-03




Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2016-03-03