Göm menyn

Beslut om gemensamt ekonomisystem

Ett beslut är nu taget som innebär att man kommer att upphandla ett ekonomisystem för alla ekonomiprocesser.

Utökad styrgrupp för ekonomiprojektetIdag använder LiU tre olika system för de olika ekonomiprocesserna; Palette för elektronisk fakturahantering, Proceedo för inköp samt ekonomisystemet Agresso.
- Vi vill ha ett gemensamt, användarvänligt stödsystem för samtliga ekonomiprocesser, säger ekonomidirektör Agneta Frode Blomberg. Idag måste användarna växla mellan de olika systemen och gränssnitten istället för som till exempel HR-systemet där man har en ingång in för att göra allt.

Beslutet togs efter en workshop i en utökad styrgrupp (bilden). I styrgruppen ingår ekonomidirektör Agneta Frode Blomberg, IT-direktör Joakim Nejdeby, prefekt Per-Olof Brehmer och administrativa cheferna Lena Bernström och Anne-Li Silberk. I workshopen deltog också universitetsdirektör Kent Waltersson, prefekt Christina Ekerfelt och koordinator Gun Djerf.
- Gruppen förordar att vi gör en egen upphandling för att kunna få ett system, säger Agneta Frode Blomberg. De leverantörer vi har ramavtal med nu kan inte leverera det. Det vi vill ha är en standardlösning från en leverantör som är van att jobba med stora organisationer eller statliga myndigheter.

Det finns både för- och nackdelar med ett gemensamt system, men workshopgruppen kom fram till att fördelarna övervägde. Sällananvändare får en ökad tillgänglighet och överblick över alla ekonomiuppgifter, ett system är resurseffektivare och minskar behovet av underhåll och administration.
Dessutom är avtalen med Agresso och Palette inte tidsbestämda (något som krävs enligt lagen om offentlig upphandling), avtalet med Proceedo löper ut 2018 och när det gäller Agresso kommer den version som LiU använder inte stödjas av leverantören så länge till.
- Vi är i ett läge där vi måste ta ett helhetsgrepp över det här, säger Agneta Frode Blomberg. Och många ser fördelar med ett system för alla processer. 

Det nya ekonomisystemet är ett omfattande projekt som kommer att pågå under flera år och som berör många medarbetare.
En kravspec som underlag för anbudsförfrågan ska vara klar under våren 2015. Beslut om leverantör planeras att tas efter sommaren och senare under hösten kan implementeringen börja. Sen är det många som behöver gå utbildning i det nya systemet.
- I januari 2017 planerar vi att starta ekonomisystemet, det är lämpligast att göra vid ett årsskifte, säger Agneta Frode Blomberg. Just nu vet vi inte när de andra delarna kan läggas till, men det kommer ske stegvis. Och det är ett låååångt projekt.
 

Beslut om att genomföra upphandling av systemstöd för ekonomiprocesser (pdf)

 

 


Elisabet Wahrby 2015-01-20




Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2015-01-21