Göm menyn

Telefonpolicy

Telefonin är väsentlig för universitetets tillgänglighet och service och en väl fungerande telefoni är en mycket viktig kanal för inkommande kontakter. De upplevelser som man som kontaktsökande får är av stor betydelse för hur universitetet uppfattas av omvärlden. Det är därför av stor vikt att institutioner och enheter fastställer och upprätthåller en servicenivå som uppfyller såväl interna som externa krav på tillgänglighet.

Frågor och svar

Allmänt

Vad är det för skillnad jämfört med den tidigare policyn?

Svar: Då LiU har övergått till en modernare telefonilösning samt Skatteverket gjort vissa förändringar var Telefonpolicyn tvungen att uppdateras.

Kostnader

Privat användning får inte leda till extra kostnader för LiU. Det är därför inte tillåtet att nyttja privata tjänster som faktureras utöver de tjänster som ingår i abonnemanget. Exempel på detta är betaltjänster, utlandssamtal och roaming.

Regler för telefonanvändning

Vad menas med Roam like at Home, kan jag använda telefonen fritt utan kostnader i EU/EES nu?

Roam like at Home innebär att du kan använda telefonen på samma sätt inom EU/EES som inom Sverige, utan att det i normalfall leder till extra kostnader. Dvs, du kan surfa för samma surfmängd som du har i Sverige på ditt standard abonnemang 10 GB,  på ditt Max abonnemang är surfgränsen 20 GB. Du kan även ringa/skicka sms/MMS samt ta emot samtal/SMS/MMS till/från Svenska telefonnummer utan att det medför några kostnader.

Detta innebär inte med automatik att du får använda din telefon i EU/EES, det innebär bara att det under de tidigare nämnda förhållandena inte medför någon kostnad för LiU. Fortfarande är det din Prefekt/motsvarande som i samråd med telefonpolicyn och LiU:s arbetsmiljöpolicy som fattar beslutet om du får använda din arbetstelefon med abonnemang utanför din arbetsplats.

Vad menas med att arbetstelefon inte får vidarekopplas till privat telefon under längre perioder?

Svar: Att vidarekoppla din tjänstetelefon betyder i praktiken att alla inkommande samtal på din tjänsteanknytning kommer att kopplas till din privata mobiltelefon. Inkommande samtal kostar inget för dig som privatperson att ta emot. Väljer du dock att även ringa utgående tjänstesamtal med din privata mobiltelefon hamnar kostnaden för detta på ditt privata abonnemang.

Andra effekter är:

  • Ditt privata nummer visas för den du ringer till och de kommer att kunna spara det i sin adressbok och kunna nå dig privat, även när du är ledig och sjuk.
  • Du kan inte hänvisa din telefon och därmed försämras servicen för den som ringer ifall du inte går att nå.
  • Du kan inte se de SMS som kommer till din tjänstemobil då de inte vidarekopplas till din privata mobiltelefon.
  • Du kan inte lyssna av dina röstmeddelanden som tas emot på LiU.
  • Inga växeltjänster fungerar; exempelvis att ringa kortnr, göra tillfälliga vidarekopplingar. Växeln kan inte heller se när du är upptagen/i samtal/avstängd telefon/lektion/sjuk/semester/möte, etc.
  • Dessutom tillkommer problematiken i och med att ditt privata nummer syns: ringer den anställde i LiU:s regi eller privat? Vad händer när den anställde slutar?

Med utgångspunkt från ovanstående resonemang är det därför endast tillåtet att vidarekoppla telefonen till en privat mobil tillfälligt.

Om min telefons programvara inte har kunnat uppdateras på 6 månader, får jag en ny telefon då?

Svar: Kontakta din närmaste chef gällande beslut om inköp av ny telefon. Konsekvensen av att telefonen inte längre uppdateras kan bli att användningen av LiU:s IT-resurser kan komma att begränsas från den enheten. Till exempel åtkomst till e-post, Lisam, administrativa IT-system och liknande.

Förmånsbeskattning

Hur ska beslutet om behovet privat användning utanför LiU:s lokaler dokumenteras?

Svar: Beslutet ska dokumenteras antingen elektroniskt, på papper eller på annat sätt. Det kan vara på individ-, grupp- eller på funktionsnivå.

Förslag till dokument finns på webbsidan för IT-blanketter: www.liu.se/insidan/blanketter/it

Vad ska dokumenteras?

Svar: Det som prefekt eller motsvarande (eller den som denne delegerat det till) känner kan underlätta vid en eventuell revision.

Vissa grupper kanske föredrar att dokumentera vilken typ av enhet och tjänst som får användas. Andra grupper kanske behöver betydligt mindre information än detta, om ens någon, om det är uppenbart att det är av väsentlig betydelse att de får använda utrustningen/abonnemanget.

Vad avgör om telefon/elektroniska utrustning med abonnemang får användas utanför ordinarie arbetstid?

Det finns 2 punkter som avgör om du får använda din telefon/elektroniska utrustning med abonnemang utanför ordinarie arbetstid. Det måste vara ett godkännande på båda punkterna för att du ska få använda din telefon/elektroniska utrustning med abonnemang utanför ordinarie arbetstid.

1) Liu:s centrala regelverk och policy gällande Arbetsmiljö etc och om din Prefekt/motsvarande anser att du bör göra det.

2) Användningen leder inte till förmånsbeskattning. Scenario A eller B

  • Scenario A

Det är av väsentlig betydelse att den anställde är tillgänglig utanför ordinarie arbetstid.
-Specificera vid behov vilka tjänster som det gäller (surf, sms/mms, samtal etc). Det är dessa tjänster som den anställde får använda privat utan förmånsbeskattning.

  • Scenario B

Har ett arbete där det är av väsentlig betydelse att använda sig av tjänsterna utanför sin ordinarie arbetsplats för att kunna utföra sitt arbete.
-Alla tjänster får användas även privat utanför arbetstid utan förmånsbeskattning. 

Vad menas med ”väsentlig betydelse” och "LiU:s lokaler"?

Svar: Med väsentlig betydelse för arbete utanför LiU:s lokaler menas att betydelsen av att ha tillgång till utrustningen utanför LiU:s lokaler är påtaglig, men den behöver inte vara direkt nödvändig. Är det till exempel väsentligt för ditt arbete att du ska kunna läsa mail i mobilen utanför LiU:s lokaler, är en smart telefon med surf av väsentlig betydelse.

När det bedöms om utrustningen är av väsentlig betydelse är följande kriterier vägledande:

  • Medarbetaren reser ofta i tjänsten
  • Medarbetaren har arbetsuppgifter som kräver att hon eller han arbetar frekvent utanför kontoret, t.ex. fältarbete, undervisning i flera hus eller campus
  • Medarbetaren har arbetsuppgifter som ställer krav på hög tillgänglighet
  • Medarbetaren har jourtjänst eller beredskapstjänstgöring
  • Medarbetaren har personalansvar.

Med LiU:s lokaler menas din ordinarie arbetsplats eller kontor.

Varför behövs ett beslut om den anställde får använda sin jobbtelefon privat då ju LiU har fasta avgifter på samtal och sms?

Svar: Skatteverket har i sitt ställningstagande i denna fråga (Dnr 131 555207-13/111) visat att privat användning i vissa fall kan komma att förmånsbeskattas, även om LiU har fasta avgifter.

Men om alla abonnemang har fasta avgifter, varför kan inte alla fritt få använda sina mobiler, förutsatt att det inte orsakar några extra kostnader för LiU?

Svar: Skatteverkets ställningstagande gäller alla företag och myndigheter. Endast utrustning som är av väsentlig betydelse för arbete utanför LiU:s lokaler får även användas privat utanför LiU:s lokaler. Att LiU:s kostnader varken ökar eller minskar beroende på hur mycket ett abonnemang utnyttjas inom givna ramar, har ingen påverkan på om man ska förmånsbeskattas eller inte. Dock ökar LiU:s administrativa kostnader om förmånsbeskattning skulle uppstå.

Om min mobil anses vara utan väsentlig betydelse för arbete utanför LiU:s lokaler, vad gäller då?

Svar: Då kan du använda den för privat bruk endast när du är i LiU:s lokaler. Det är till exempel okej att göra ett bankärende på jobbdatorn eller ringa Försäkringskassan – men tiden det tar får inte räknas som arbetstid. Självklart får du använda utrustningen i tjänsten även utanför LiU:s lokaler.

Hur får jag veta vad som gäller för just mig? Får jag använda min mobil privat utanför jobbet eller inte?

Svar: Kontakta din närmaste chef.

Om jag nu inte får använda mobilen utanför LiU:s lokaler som en skattebefriad förmån, varför kan jag inte få välja att använda den på fritiden men betala skatt för förmånen?

Svar: LiU ska undvika att hamna i en situation där vi måste förmånsbeskatta medarbetare. Den administrativa kostnaden skulle bli för hög.

 


Sidansvarig: johan.gilbertsson@liu.se
Senast uppdaterad: Mon Apr 23 14:34:16 CEST 2018