Göm menyn

Funktioner i LiUdesk

Skämvy från LiUdesk i mobiltelefon.

LiUdesk är ett ärendehanteringssystem som ger förutsättningar att på ett gemensamt, förutsägbart och säkert sätt hantera ärenden genom hela LiU. Det gäller både inom den egna verksamheten, men även när ett ärende vandrar mellan verksamheter.

LiUdesk för alla anställda

Dina ärenden och historik

Om du skickar in en fråga kan du se vad som pågår i ärendet i systemet. Du kan se dina öppna ärenden och avslutade ärenden finns kvar i historik.

Gör en sökning

Sök med nyckelord för din fråga och se om du kan få svar i kunskapsdatabasen. Det är ett intuitivt gränssnitt som direkt vid sökning ger förslag på innehåll utifrån det du börjar skriva. Kunskapsdatabasen kommer inte att vara helt komplett från start, utan byggs på allt eftersom verksamheter går in i systemet.

Ställ en fråga

Finns det inget svar på det du söker kan du skicka in det som ett ärende i systemet för att få hjälp. Ditt ärende slussas vidare till de som kan hjälpa dig. För verksamheter som inte gått in i systemet kommer kommunikation ske via befintliga kontaktytor.

Ditt supportärende i LiUdesk

(Video, 2:04 min)

Klicka på videon. Den öppnas i ett nytt fönster och du behöver logga in med ditt LiU-ID för att spela den.

Skärmbild över video om LiUdesk.

 

Statusprocess för ärenden

Nedan beskrivs respektive statusfunktion som ett ärende kan ha. Ett ärende behöver inte nödvändigtvis få alla statusar.


Ny = Nytt ärende, ingen har ännu börjat arbeta med ärendet.
Bearbetas = En handläggare i systemet har tagit ärendet och påbörjat hanteringen av ärendet.
Bokad = Tid är bokad, exempelvis för en leverans av dator.
Åtgärdat = En lösning har föreslagits för ärendet som troligen löser problemet. Mailet som skickas till användaren informerar också om att ärendet kommer stängs inom två veckor om ingen återkoppling sker. Ärendet förblir i status "åtgärdat" under två veckor och sedan går det över till "stängt". Under den tiden kan ärendet återöppnas igen av användaren.
Väntar på användare = Handläggaren behöver mer information i ärendet eller det finns en osäkerhet om föreslagen åtgärd löser ärendet och handläggare inväntar en bekräftelse från användaren. Om ingen återkoppling sker efter 3 veckor ändras statusen till "åtgärdat" och efter ytterligare 2 veckor ändras status till "stängt".
Väntar på annan part = Ärenden som skickas utanför systemet t.ex. till en leverantör eller någon annan på LiU som inte arbetar i systemet.
Uppdaterat av användare = Du som användaren har svarat i ärendet.
Uppdaterat av annan part = Leverantören eller annan person på LiU som inte använder LiUdesk har svarat i ärendet.
Återöppnat = När du som användare svarat i ett åtgärdat ärende.
Stängt = Ett ärenden får statusen stängt efter att det haft statusen åtgärdat i två veckor. Som användare kan du själv via servicewebben stänga ditt ärende. Stängda ärenden kan inte återöppnas av dig som användare.

 

Tänk på att ett ärende stängs automatisk efter totalt 5 veckor om vi inte fått återkoppling från dig i ärendet eller 2 veckor efter att ett ärendes status satt till åtgärdat.

 


LiUdesk för handläggare

För att bli handläggare i LiUdesk går du en utbildning för att få en förståelse för hur systemet fungerar och hur du ska arbeta på bästa sätt. Utbildningarna kommer också anpassas utifrån verksamhetens behov och handläggarens roll i systemet.

I LiUdesk får du en överblick över såväl verksamhetens inkomna ärenden som de ärenden som är tilldelade dig att arbeta med. Du kan också söka efter svar i kunskapsdatabasen och själv lägga till innehåll där. Därmed kan kollegor enkelt hjälpas åt och/eller ta vid i ett pågående ärende.

Om ett ärende har kommit in via telefon eller personligt möte skapar du ett nytt ärende i systemet. Om ärendet skickats in via webbformulär kan det styras automatiskt till rätt handläggargrupp och information kan också förifyllas i ärendet.

Videomaterial

Startsidan i LiUdesk

(Högerklicka och välj att öppna bilden i en ny flik för att se bilderna i större format.)

Skärmvy från LiUdesk startsida som visar upp funktioner.

Ett ärendekort i LiUdesk

Skärmvy från ett ärendekort i LiUdesk och olika funktioner som finns där.

 


LiUdesk för verksamheter

Syftet med systemet är att vara ett stöd till verksamheten inom följande områden:

Ordning - med ett gemensamt arbetssätt kan ärenden vandra i organisationen under kontroll vilket leder till ett minskat individberoende.

Kvalité - tillgång till rätt information leder till rätt åtgärd, rätt förslag och färre misstag.

Effektivitet - tillgång till ärendets status och historik leder snabbare till rätt prioriteringar och åtgärder.

Avlastning - självservice, kunskapsdatabas, färre misstag, automatisering och bättre kommunikation förenklar och minskar antal sessioner.

Insikt - genom ärenden kan den verkliga behandlingstiden och processen analyseras vilket leder till nya insikter och åtgärder.

 

När en ny verksamhet önskar gå in i systemet kommer vi tillsammans göra en analys över verksamhetens behov, processer och kontaktytor. Tillsammans går vi igenom hur systemet fungerar och hur det på bästa sätt kan ge stöd till verksamheten.

 

Vid intresse kommer vi gärna ut och berättar mer om systemet.
Kontakta projektgruppen för LiUdesk på IT-avdelningen: liudesk@it.liu.se


Sidansvarig: karin.linhardt@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-06-28