Göm menyn

Illustration över molntjänster för att spara filer, anslutet till flera olika enheter.

 

Organisera och förvara dina filer

Problem dyker ofta upp oväntat och vid de mest olämpliga tillfällen. Om oturen är framme och din dator kraschar – har du då dina filer säkerhetskopierade så att du kan arbeta vidare? Ta dig tid att se över hur du sparar och förvarar dina filer.

Tre platser som rekommenderas för anställda att spara sina filer:

1. OneDrive – få saker gjorda var du än är

En rekommenderad plats är OneDrive. Varje anställd har 5 TB lagring tillgänglig att använda och fördelarna med att spara sina filer på OneDrive är många. Några exempel:

  • Samarbeta med Office-dokument. Flera personer kan ha dokument öppna och redigera innehåll samtidigt – slipp att maila olika versioner av dokument fram och tillbaka.
  • Du kan öppna dokument på olika enheter, exempelvis jobbtelefon och jobbets surfplatta via OneDrive-appen. Du kommer också åt filerna via Lisam.
  • Kom åt dina senaste dokument snabbt i Office-paketet, t.ex. när du ska bifoga filer i Outlook.
  • Säkerhetskopiering sker automatiskt.

OneDrive är en tjänst som ingår i Office365 och du kommer åt det med hjälp av ditt LiU-konto. Inloggningen har formen liuid@liu.se. När du installerat OneDrive hamnar den tillgänglig på samma sätt som en vanlig mapp i Utforskaren (Windows) eller Finder (Mac).

Instruktioner för att komma igång (Windows)

Instruktioner för att komma igång (Mac)

Vad betyder OneDrive-ikonerna?

2. Fillagret – säker plats för lagring

En annan rekommenderad plats att spara dina filer på är fillagret. På fillagret görs regelbundna säkerhetskopior automatiskt, vilket innebär att om data skulle gå förlorad kan detta i de flesta fall återskapas.

Har du stora volymer av forskningsdata du vill spara? Kontakta LiU Kundcenter – det är möjligt att få mappar med extra lagringsutrymme för olika projekt. Förvara aldrig forskningsmaterial eller kursmaterial på din dator lokalt utan säkerhetskopiering.

Instruktion för att ansluta till fillagret

Personlig mapp

Personligt utrymme för lagring av filer på det centrala fillagret är 150 GB, detta utrymme ingår i fullvärdigt och begränsat IT-abonnemang. I dagsläget går det inte att öka ut kvotan över 150 GB. Då hänvisar vi att använda OneDrive.

Gemensamma mappar

Gemensamma mappar på fillagret kan vara av tre olika sorter. För att kunna ta del av någon av dessa behöver användaren ett personligt fillagerkonto. Priset för en gemensam mapp är baserat på storleken.

  • Institutionsmapp (enhetsmapp) - Många institutioner och enheter har en gemensam mapp för att dela information och dokument som rör gemensamma angelägenheter. Alla fillageranvändare vid institutionen/enheten får automatiskt behörighet till denna mapp. Grundstorleken på en institutionsmapp är 250GB.
  • Undermapp med begränsad åtkomst - Ibland behövs en mapp i institutionsmappen dit bara vissa personer på institutionen har behörighet. Alla användare som ska ha tillgång till denna mapp måste höra till institutionen. Det går ej att sätta specifikt lagringsutrymme på denna mapp då det räknas ihop med institutionsmappen.
  • Samarbetsmapp - När personer från flera olika institutioner ska arbeta tillsammans är det ofta praktiskt att ge dem en gemensam arbetsyta på fillagret. Alla som har ett fillagerkonto (även studenter) kan ges tillgång till samarbetsmappen. Administrativt betalar en institution/enhet för mappen och den som vill ha rättigheter till mappen vänder sig till den kontoansvariga på institutionen/enheten.

Ansökan om fillagerkonto

Ansökan om fillager-konto görs hos den kontoansvariga på respektive institution/enhet. Den kontoansvarige sköter det mesta av kontohanteringen genom LiU:s kontohanteringsportal, men kan även använda följande blanketter för att beställa konton och mappar genom LiU-IT:s kundcenter.

Gå till LiU:s kontohanteringsportal

3. Filvalvet – krypterad lagring med högre säkerhet

Filvalvet finns för att LiU-medarbetare ska kunna lagra personuppgifter och känsliga data på en högre säkerhetsnivå. Filvalvet uppfyller krav från Dataskyddsförordningen (GDPR) samt Riktlinjer för informationssäkerhet på LiU och har granskats av våra dataskyddsombud. Filvalvet använder krypterad anslutning och loggar alla ändringar i filer som utförs. Filerna förvaras på en krypterad server som står i ett låst och larmat utrymme.

Filvalvet ser ut och fungerar ungefär på samma sätt som Fillagret. Säkerhetsfunktionerna som finns för Filvalvet arbetar i bakgrunden och som användare behöver du inte tänka på detta. Säkerhetsfunktionerna utvecklas kontinuerligt för att möta nya och förändrade behov och hot.

Kostnaden är 1200 kr per terabyte (TB) och år. Tjänsten säljs enbart i hela TB. Kontakta Kundcenter för att få hjälp av en IT-tekniker om du vill ha ett abonnemang för din grupp eller avdelning.

4. Lokalt på din dator – se till att säkerhetskopiera

Du kan också spara dina filer lokalt på din dator men då ansvarar du själv för att säkerhetskopiera filer. Filer som ligger lokalt på din dator säkerhetskopieras inte automatiskt och IT-avdelningen kan inte hjälpa till att återställa dessa om de försvunnit.

 

Färgad skiljelinje mellan avsnitt

 

Allway Sync rekommenderas inte längre

IT-avdelningen har fått in flera felanmälningar från anställda om att filer har försvunnit vid användandet av programvaran. Det har också förekommit fall där programvaran inte säkerhetskopierat filer alls, utan att ge någon varning.

Efter utredning av problemet rekommenderar IT-avdelningen inte längre att programvaran används. Felet som gör att filer försvinner är inte något IT-avdelningen kan åtgärda. En av orsakerna till problemet är konfigurationen av Allway Sync i kombination med några av våra nätverk. Skulle filer försvinna när du använder Allway Sync har inte IT-avdelningen möjlighet att återskapa dessa filer.

Avrådan för anställda att använda vissa tjänster

I och med den uppkomna situationen med Allway sync vill vi uppmana dig att istället spara dina filer i OneDrive oavsett vilket verktyg du använt tidigare. Bland verktygen som många använt tidigare finns Allway Sync, Box och Dropbox. Dessa är inte längre rekommenderade av olika anledningar. Molntjänsten OneDrive är däremot godkänd för användning tillsvidare och den har granskats av våra jurister samt genomgått en risk- och sårbarhetsanalys.

Det finns många fördelar med OneDrive – exempelvis att varje användare har 5 TB (terrabyte) lagringsyta, att du kan komma åt dina filer från valfri dator i webbläsaren via Lisam och att du kan dela filer via länk med både kollegor på LiU och personer i andra organisationer.

Få hjälp från Kundcenter med omställning

Kontakta LiU Kundcenter på 013-28 28 28 för att få hjälp med att ändra ställe som du förvarar dina filer på. De kan svara på frågor baserat på din situation och kan via fjärrstyrning av din dator hjälpa dig att genomföra rekommenderade ändringar.

Självhjälp och tips


Sidansvarig: karin.linhardt@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-04-08