Göm menyn

Automatiskt vidarebefordring av e-post

Ikon vidarebefordranDen 11/6 2018 fastställde rektor nya riktlinjer för informationssäkerhet vid LiU som ersatte de tidigare riktlinjerna från 2010. Som konsekvens av förändrad och förtydligad lagstiftning, bland annat dataskyddsdirektivet som trädde i kraft den 25/5, krävs förändringar i hur e-post hanteras vid LiU.

I korthet ska e-post hanteras i enlighet med gällande lagstiftning och annan reglering. Det innebär bland annat att:

  • Du får inte vidarebefordra e-post från LiU till en extern leverantör
  • Du får inte skicka mail med LiU-adress från en extern leverantör
  • Du måste använda din LiU-adress i tjänsten
  • Privat utrustning får enbart anslutas till webbmail
  • Viss information måste krypteras.

Dessa regler grundar sig främst i dataskyddsförordningen. Hantering av e-post innebär så gott som alltid hantering av personuppgifter, vilket innebär att den hanteringen måste göras i system som LiU själva hanterar eller hos leverantörer som LiU har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med. Det utesluter till exempel användning av Gmail i tjänsten. Även offentlighets- och sekretesslagen utgör ett hinder för användning av externa leverantörer som LiU saknar avtal med.

Som ett första led i att verkställa beslutet kommer IT-avdelningen att ta bort möjligheten för anställda att vidarebefordra sin e-post. All automatisk vidarebefordran som i dag är aktiv kommer att tas bort den 14/11 2018. Möjligheten att använda externa leverantörer för att skicka e-post från LiU-adresser kommer också successivt att begränsas.

Vi rekommenderar att du i god tid före den 14/11 själv stänger av vidarebefordran för att undvika oväntade förändringar av hur din e-post fungerar. Om du har frågor om hur du stänger av vidarebefordran kan du kontakta IT-avdelningens kundcenter på telefonnummer 2828 eller e-post till helpdesk@liu.se.

Riktlinjerna i sin helhet återfinns i regelsamlingen: http://styrdokument.liu.se/Regelsamling/VisaBeslut/622866

Om du har frågor kring tolkning av beslutet eller varför beslutet finns kan du kontakta IT-direktör Joakim Nejdeby.


2018-10-08



 

Ikon för e-post.Prenumerera på IT-nyheter

Få nyhetsbrev 3 gånger per termin med IT-nyheter. Anmäl dig här!


Sidansvarig: karin.linhardt@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-07-02