Göm menyn

Beställning av e-postutskick

Med e-postutskick avses brev som skickas till en målgrupp som definieras per utskick, t.ex. genom sökningar i de administrativa systemen. Exempelvis alla anställda, alla studenter i Norrköping, alla medlemmar i en specifik kår eller liknande.

För studenter eller allmänheten

För studenter eller allmänhet är kontaktvägen via Registrator (registrator@liu.se) med begärande av utlämnande av e-postadresser.

För anställda

Enligt Riktlinjer för informationssäkerhet punkt 2.6 behöver inte e-postutskick godkännas. Beställning av utskick kan göras av LiU:s anställda.

OBS! Var ute i god tid, lämna in en komplett beställning senast 5 arbetsdagar före utskicket ska göras.

Innehåll

Innehållet ska följa reglerna i LiU:s Riktlinjer för informationssäkerhet, som kraftigt begränsar vad som får skickas.

Beställning

Skicka till LiU-IT:s Kundcenter innehållande följande information:

  • Datum när utskicket helst ska göras
  • Bifoga mottagarlista
    Om mottagarlista saknas:
    • Ange vilken e-postadress som du avser att skicka till:
      1. E-postadressen som studenten angivit i Ladok
      2. E-postadressen som studenten har vid LiU
      3. E-postadressen som den anställde har vid LiU
    • Bifoga beskrivning över vilken målgrupp utskicket har (t.ex. alla studenter på program X och termin Z och senare).
    • Beställaren godkänner framtagen mottagarlista.
  • Bifoga utskicket i textformat inklusive ämnesrad (se nedan för hur brevet ska vara formulerat).

Detaljerad information om e-postutskick / massutskick  

Mottagarlista

Innan utskicket kan göras ska en exakt mottagarlista tas fram. Detta kan ibland ske via Ladok eller annat IT-system. Det går snabbast att genomföra utskicket om beställaren har en färdig mottagarlista.

Om mottagarlista saknas behöver vi få klarhet i vilka e-postadresser som efterfrågas. Ange därför ett av nedanstående alternativ:

  1. E-postadressen som studenten angivit i Ladok
    I samband med införandet av Ladok3 ändrades hur e-postadresser lagras i olika system på LiU. I Ladok lagras numer den e-postadress som studenten angivit själv, t.ex. när denne sökte utbildning via NyA. Studenten kan även själv uppdatera adressen i Ladok.
  2. E-postadressen som studenten har vid LiU
  3. E-postadressen som den anställde har vid LiU

Utformning av brevet

  • Meddelanden ska skrivas i textformat (spara som *.txt)
  • Ämnesrad ska vara tydlig angivet
  • Önskas svarsadress ska det anges
  • Bilagor kan inte bifogas (tips är att lägga upp dem på en webbsida och bifoga länken)
  • Meddelanden som skickas ska ha både svensk och engelsk text när icke svenskspråkiga ingår i målgruppen
  • Alla brev ska ha en tydlig avsändare

Genomförande

 Massutskicket genomförs av e-postgruppen på LiU IT.

  1. Godkännande av utskick behövs inte enligt Riktlinjer för informationssäkerhet punkt 2.6. Däremot ska e-postutskick ske med stor urskiljning. Detta innebär att åtgärder ska vidtas för att informationen verkligen är relevant för mottagaren. IT-säkerhetsgruppen kan komma att stoppa utskick.
  2. För att kunna genomföra ett utskick behövs en fil med e-postadresser, ämnesraden och själva brevet.

 

LiU:s Kundcenter

Information
013-28 2828
Felanmälan via MinIT


Genvägar A-Ö

A-Ö IT


 

Driftinformation för våra system

 

IT-hjälp och guider i Comaround


Sidansvarig: helpdesk@it.liu.se
Senast uppdaterad: 2019-03-25