Göm menyn

Upphandlingspolicy för Linköpings universitet

 

Inledning

Linköpings universitet (LiU) är en upphandlande myndighet och är skyldig att följa lagregler för offentlig upphandling vid anskaffning av varor, tjänster och byggentreprenader. Relevant regelverk i sammanhanget är Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) men även Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK).

 

Upphandlingspolicyn är ett styrdokument för genomförande av upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader utifrån gällande lagregler, nationella inriktningsmål och interna styrdokument (exempelvis riktlinjer och vägledningar).

Syfte

Upphandlingspolicyns syfte är att beskriva LiU:s övergripande förhållningssätt i upphandlings- och anskaffningsprocesserna. Policyn beskriver den yttre ramen som gäller för LiU:s samtliga verksamheter och policyn ska fungera som ett stöd för den praktiska tillämpningen av regelverket.

Förhållningssätt

Utgångspunkten för all upphandling är att de grundläggande principerna för offentlig upphandling beaktas. I tillägg till upphandlingsprinciperna ska offentlig upphandling vid LiU kännetecknas av nedan angivna förhållningssätt.

LiU ska vid genomförande av offentliga upphandlingar och inom ramen för upphandlade avtal:

  • verka för en sund konkurrensutsättning,
  • arbeta för en ekonomi i balans,
  • skapa förutsättningar för en god förvaltningskultur
  • uppfattas som en trovärdig avtalspart, professionell beställare och en ansvarsfull samhällsaktör,
  • bidra till att förverkliga LiU:s miljömål och stödja LiU:s övergripande miljöledningsarbete,
  • stödja LiU: övergripande plan för måluppfyllelse av hållbarhetsmålen i agenda 2030.

 

Offentlig upphandling utgör ett viktigt strategiskt verktyg för att uppnå en god affär. LiU ska bidra till att driva en utveckling av det strategiska arbetet med offentlig upphandling. Som ett led i arbetet med att utveckla den offentliga upphandlingen har regeringen tagit fram en nationell upphandlingsstrategi1 med ett antal inriktningsmål att sträva mot. Upphandlingar vid LiU ska genomföras med utgångspunkt från den nationella upphandlingsstrategin.

Vidare ska all upphandling vid LiU ske med utgångpunkt från interna LiU-övergripande strategiska överväganden såsom Strategikartan2.

Målbild

Den övergripande målbilden gällande upphandlingar vid LiU är att åstadkomma anskaffningar av varor, tjänster och byggentreprenader utifrån verksamhetens behov och mål, till rätt kvalitet och till rätt kostnad med hänsyn till en hållbar utveckling och en effektiv inköpsorganisation. Målbilden ska ses i ljuset av LiU:s långsiktiga strategiska perspektiv och den övergripande verksamheten i stort.

Ansvar

Upphandlingspolicyn gäller för LiU:s samtliga verksamheter. Ansvaret för att förverkliga fastställd upphandlingspolicy vilar på respektive prefekt eller motsvarande. Det innebär bland annat att säkerställandet att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kompetens som krävs. Vid varje form av upphandling ska ansvarig handläggare för genomförandet vara utsedd. Beslut med koppling till upphandling- och inköpsverksamhet undertecknas utifrån gällande delegationsordning för upphandling och inköp. 

Metod

Den grundläggande förutsättningen för att den övergripande målbilden uppnås är att upphandling- och anskaffningsprocesserna präglas av en god samverkan mellan samtliga relevanta och involverade resurser och kompetenser. Det gäller såväl i de interna kontakterna inom LiU som i de externa kontakterna med andra organisationer, exempelvis andra upphandlande myndigheter, företag, branschorganisationer m.fl.

Utifrån grundförutsättningen uppnås målbilden genom följande åtgärder:

  • att relevant internutbildning och stöddokument är tillgängliga för alla anställda,
  • att upphandling sker med hög grad av objektivitet och med största möjliga affärsmässighet,
  • att upphandlingar, oavsett typ av upphandlingsförfarande, föregås av en behovs- och marknadsanalys,
  • att varje yrkesroll/funktion inom LiU görs medveten om sitt ansvarsområde och på vilket sätt de kan bidra till en positiv upphandlings- och inköpsverksamhet,
  • att tydlig spårbarhet skapas i upphandlings- och anskaffningsärenden,
  • att nyttja relevanta digitala processer och stödsystem.

Uppföljning

En viktig förutsättning för att uppnå målbilden är att LiU som organisation bedriver ett aktivt och strukturerat uppföljningsarbete av upphandlade avtal. Avtalsuppföljning ska genomföras kontinuerligt såväl centralt som på institutioner eller motsvarande.

En aktiv och strukturerad avtalsuppföljning möjliggör avtalets fulla potential och kan bidra till kvalitets- och verksamhetsnytta samt kontinuerlig utveckling av upphandlingsarbetet. Omfattningen av uppföljningsarbetet är beroende av avtalets värde och av hur kritiskt avtalet är för att LiU:s verksamhet ska fungera.

Det är respektive institution eller motsvarande som ansvarar för att säkerställa att uppföljning genomförs.

LiU ska ha en ändamålsenlig resurstillsättning och kompetens för arbetet med avtalsuppföljning.

 

1) Nationella upphandlingsstrategin, lanserad juni 2016. Strategin riktar sig till företrädare och medarbetare vid myndigheter, kommuner och landsting och ska fungera som ett stöd i deras arbete. Syftet med strategin är att stimulera myndigheter och enheter att använda upphandling som ett verktyg för att åstadkomma positiva effekter i den egna verksamheten och i samhället i stort.

2) Beslut om strategikarta dnr LiU-2012-01028.

 

Upphandlingspolicy är beslutad av Universitetsstyrelsen 2019-02-13

Länk till Upphandlingspolicy i PDF

 

 

 


Sidansvarig: eva.rosell@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-04-29