Göm menyn

Nytt ramavtal för cateringtjänster

En ny upphandling av cateringtjänster har genomförts och från 1 oktober började ett nytt lokalt ramavtal att gälla. Det nya avtalet gäller i två år med möjlighet till förlängning i ytterligare två år.

I avtalet ingår fika, smörgåsar, luncher, tårtor, bufféer, mingelmat, middagar med mera. 

Avtalet är indelat i  fyra delområden, fika, fikabröd, enklare catering och finare catering, med geografiska underområden för respektive campusområde. Avtal har tecknats med leverantörer nedan inom respektive delområden.

Fullständig information av avtalet finns i avtalsdatabasen TendSign, se avtalsområde Cateringtjänster.

I avtalsdatabasen finns en lathund att ladda ned för beställare som beskriver hur du beställer catering, vilka leverantörerna är och andra villkor som är bra att veta.

 

Se film hur du beställer catering.

 

Fika - för leverans till Campus Valla 

  • Kårservice Östergötland AB
  • Sodexo AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB (restaurang finns även i Linköping)

Fika - för leverans till Campus US

  • Compass Group AB
  • Sodexo AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB (restaurang finns även i Linköping)

Fika - för leverans till Campus Norrköping

  • Kårservice Östergötland AB
  • Sodexo AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB
     

Fikabröd

Fikabröd är ett nytt produktområde i avtalet. LiUs anställda har möjlighet att hämta fikabröd på plats hos leverantörerna nedan. Beställaren ska ha med sig en rekvisition vid hämtning av fikabröd. Rekvisition tas fram genom Raindance. En prislista för fikabröd finns i avtalsdatabasen TendSign. Vilka platser du kan hämta fikabrödet på kommer att framgå i LiU:s avtalsdatabas.

Fikabröd - Campus US

  • Compass Group AB
  • Linköpings Trädgårdscafé och Kök AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB

Fikabröd - Campus Norrköping

  • Kårservice Östergötland AB
  • Norrköping Visualisering AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB

För Campus Valla finns inte område fikabröd - bedöms täckas av leverantörerna på Campus tillgänglighet/flexibilitet.

Enklare Catering för leverans till Campus Valla

  • Compass Group AB
  • Högskolerestauranger AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB (restaurang finns i Linköping)

Enklare Catering för leverans till Campus US

  • Compass Group AB
  • Linköpings Trädgårdscafé och Kök AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB (restaurang finns i Linköping)

Enklare catering för leverans till Campus Norrköping

  • Kårservice Östergötland AB
  • Norrköping Visualisering AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB



Finare catering för leverans till Campus Valla

  • Compass Group AB
  • Högskolerestauranger AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB (restaurang finns i Linköping)

Finare catering för leverans till Campus US

  • Compass Group AB
  • Högskolerestauranger AB
  • Östgöta Kök i Norrköping AB

Finare catering för leverans till Campus Norrköping

  • Östgöta Kök i Norrköping AB

 

Så här beställer du

Beställningssättet, avropsordningen, är särskild fördelningsnyckel. Det betyder att beställning ska göras från den leverantör vars produkter bäst motsvarar beställarens behov utifrån någon av nedanstående fördelningsnycklar:

- Utbud (sortiment, miljöanpassat/ekologiskt utbud)

- Lägsta pris

Inga andra kriterier får vägas in vid valet av leverantör. Vilken fördelningsnyckel som väljs ska anges vid ”pennan” i beställningen i Raindance.

Pris

I avtalsdatabasen TendSign finns prisbilagor till respektive leverantörsavtal och prisbilagorna kommer också synas i form av produktlistor i Raindance vid beställning inom kort.

Leveransavgifter

Leverans av beställningar över 250 kr ska ske kostnadsfritt. Vid beställningar under 250 kr har leverantören möjlighet att ta ut en leveransavgift om maximalt 200 kr. Beställaren kan själv hämta beställning hos leverantör och då undvika eventuell leveransavgift. Vilken leveransavgift som respektive leverantör kommer att ta ut, framgår i avtalsdatabasen.

Beställningssätt i Raindance

Beställning ska göras genom beställningssättet "Varukorg" i Raindance. OBS! Vid beställning i Raindance, glöm inte att fylla i formuläret Beställningsformulär som ligger upplagt i leverantörens varukorg. I beställningsformuläret anges bland annat uppgifter om önskad leveranstid, leveransplats/eller om beställaren vill hämta beställningen själv, samt uppgifter om serveringsalternativ mm.

Serveringsartiklar

Beställaren anger vid beställningen vilka serveringsartiklar som ska medfölja leveransen (flergångsmaterial, engångsmaterial eller endast servetter). De priser som är angivna i Raindance inkluderar det dyraste alternativet för serveringsartiklar (vanligtvis flergångsmaterial), om beställaren väljer ett billigare alternativ ska leverantörerna debitera därefter.

Alt. 1. Endast servetter - Inga andra serveringsartiklar medföljer leveransen (i prisbilagan, se alternativet "utan engångsartiklar").

Alt. 2. Flergångsmaterial - Servetter samt tillämpliga serveringsartiklar medföljer leveransen.
Serveringsartiklar ska vara i flergångsmaterial som till exempel porslin och rostfritt material eller
motsvarande. Vid beställning av Finare catering ska flergångsmaterialet vara i glas, porslin och rostfritt material

Alt. 3. Engångsartiklar - Servetter samt tillämpliga serveringsartiklar medföljer leveransen.

Serveringsartiklar ska vara i engångsmaterial, se punkt 1.2.12.3 Miljökrav på förpackningar och tillbehör i avtalet.

Service vid leverans

Leverantören ska vid varje leverans tillhandahålla uppläggningsfat som är anpassade till produkten, till exempel korg eller fat för upplägg av exempelvis smörgåsar/bullar och så vidare, om detta är tillämpligt för den beställda produkten. När det är möjligt ska engångsmaterial undvikas.

Servetter ska alltid ingå i beställningen och medfölja leverans.
Leverantören ska vid varje leverans tillhandahålla serveringsbestick om detta är tillämpligt för den beställda produkten, till exempel tårtspade.
Flergångsartiklar, serveringsartiklar, uppläggningsfat, matrester, andra artiklar samt övrigt avfall ska hämtas kostnadsfritt av Leverantören enligt överenskommelse, dock senast dagen efter leverans. LiU står ej för diskning av dessa artiklar.

Leverantören ska tillhandahålla backar för retur av flergångsartiklar med mera samt sopsäckar för övrigt avfall vid önskemål.
Vid de tillfällen flergångsartiklar med mera ska hämtas av Leverantören är det LiU:s skyldighet att dessa artiklar är lättillgängliga. Om Leverantören måste återkomma en andra gång för hämtning har denne rätt till ersättning för hämtningskostnaden.

Service vid servering

Leverantören ska vid buffé och mingelmat kostnadsfritt tillhandahålla skyltar/menykort med maträtternas namn på både svenska och engelska. (Endast enklare/finare catering)

Leverans

Leverans av beställning får ske högst 30 minuter innan avtalad tid eller enligt överenskommelse med beställaren. Vid leverans ska följesedel bifogas där det framgår vad som har levererats enligt order samt kontaktuppgifter till Leverantören (telefonnummer och e-postadress).

Så här många dagar i förväg behöver du beställa

Följande ledtider gäller, oavsett vad som står i Raindance:

Fika

Antal personer - Beställning före leveranstidpunkt

< 50 personer - två (2) vardagar

51-100 personer - tre (3) vardagar

> 101 personer - fem (5) vardagar

Enklare catering

Antal personer - Beställning före leveranstidpunkt

<15 personer - två (2) vardagar

15-30 personer - tre (3) vardagar

>30 personer - fem (5) vardagar

Finare catering

Antal personer - Beställning före leveranstidpunkt

färre än 15 personer - sju (7) vardagar

15 personer eller fler - tio (10) vardagar

Avbeställning

Delområde Fika
Kostnadsfri avbeställning ska vara möjlig fram till kl 12.00 arbetsdagen innan avtalad leverans, om inte leverantören kan styrka genom skriftlig dokumentation att denne har haft faktiska utgifter för beställningen. Leverantören har vid dessa tillfällen rätt att debitera LiU för de faktiska kostnaderna. Vid avbeställning senare än kl 12.00 arbetsdagen innan avtalad leverans har leverantören rätt att debitera LiU för beställningen.

 

Delområde Enklare catering
Kostnadsfri avbeställning ska vara möjlig fram till kl 12.00 tre (3) arbetsdagar innan avtalad leverans, om inte leverantören kan styrka genom skriftlig dokumentation att denne har haft faktiska utgifter för beställningen. Leverantören har vid dessa tillfällen rätt att debitera LiU för de faktiska kostnaderna. Vid avbeställning senare än kl 12.00 tre (3) arbetsdagar innan avtalad leverans har leverantören rätt att debitera LiU för beställningen.

 

Delområde Finare catering
Kostnadsfri avbeställning ska vara möjlig fram till kl 12.00 fem (5) arbetsdagar innan avtalad leverans om inte leverantören kan styrka genom skriftlig dokumentation att denne har haft faktiska utgifter för beställningen. Leverantören har vid dessa tillfällen rätt att debitera LiU för de  faktiska kostnaderna. Vid avbeställning senare än kl 12.00 fem (5) arbetsdagar innan avtalad leverans har leverantören rätt att debitera LiU för beställningen.

Vegetarisk/vegansk kost och specialkost

Leverantören ska erbjuda vegetariska och veganska produkter samt alternativ för exempelvis glutenlaktosintoleranta, mjölk-, nöt- och skaldjursallergiker. Kostnaden för specialkost ska vara densamma som för ordinarie förtäring. Vid beställning av vegetarisk/vegansk- och specialkost ska detta vid leverans vara uppmärkt så det tydligt framgår att det är vegetariskt/veganskt eller specialkost och typ av specialkost (till exempel glutenfritt).

Varm och kall dryck

Tillbringare för kranvatten ska ingå utan extra kostnad och levereras om så önskas av LiUs beställare.

Till kaffe ska det ingå mjölk, socker och sötningsmedel.

Till te ska det alltid levereras ett utbud av olika tesorter samt ingå mjölk, socker och sötningsmedel.

Vid angivande av specialkost/allergier ska det levereras laktosfri-, soja- eller havremjölk vid beställning av kaffe/te, utan extra kostnad.

Reklamationer

I de fall Leverantören utfört en felaktig leverans ska detta i första hand åtgärdas omgående. Kan inte Leverantören omgående åtgärda felaktig leverans så har beställaren rätt att själv avhjälpa felet och

fakturan ska sedan reduceras med ett skäligt belopp baserat på felets allvarlighetsgrad.

Med felaktig leverans menas exempelvis:

- för lågt antal

- felaktig produkt eller avsaknad av produkt

- engångsartiklar, flergångsartiklar, servetter, serveringsartiklar, serveringsbestick eller annat tillbehör saknas

- fel leveranstid

- fel leveransplats

Vid felaktig leverans är LiU skyldig att snarast möjligt reklamera felet till Leverantören.

Leverantören ansvarar för att returer/reklamationer som anmälts av LiU blir omhändertagna.

Leverantörens ansvar omfattar inte omständigheter som tillkommit efter att Leverantören levererat catering till LiU.

Avböjande beställningar

Om Leverantören vid upprepade tillfällen utan giltigt skäl, tackar nej till avropsförfrågningar kan det medföra att avtalet kan komma att frysas under en bestämd tid. Meddela Upphandlingsenheten om leverantören avböjer beställning.

Rabatt på övrigt sortiment

Beställaren får beställa produkter från leverantörens övriga sortiment inom leverantörens antagna delområde. För produkter som köps från övrigt sortiment gäller den i avtalet angivna rabattsatsen.

Avvikelser

Vid avvikelser av olika slag, t ex att leveransen uteblir eller blir försenad, fel leveransplats, fel produkt, fel antal, uteblivna serveringsartiklar, felfaktureringar osv tar beställaren kontakt med leverantören som omgående ska avhjälpa felet.

För att Upphandlingsenheten ska ha möjlighet att fånga upp återkommande fel som sker på olika avdelningar/enheter inom verksamheten ber vi beställaren att nyttja funktionen ”Kommentera” i LiU:s avtalsdatabas. På leverantörssidan i avtalsdatabasen finns en knapp som öppnar ett kort formulär där beställaren som har upplevt någon typ av fel i leveransen från leverantören kan registrera avvikelsen. Avvikelsen kommer att skickas på mail till ramavtalets avtalsansvarig där vi samlar ihop de avvikelser som inkommer. Avtalsansvarig kommer dock inte att ta kontakt med leverantören för avhjälpande i de specifika fallen.

Kontaktuppgifter till leverantörerna

För kontaktuppgifter och ytterligare information, se LiU:s avtalsdatabas TendSign, avtalsområde Cateringtjänster.

Frågor om avtalet

Vid frågor om avtalet, kontakta avtalsansvarig Linda Henriksson, linda.a.henriksson@liu.se, 013-28 14 77 alternativt upphandling@liu.se.

 


2019-10-07




Sidansvarig: eva.rosell@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-10-10