Göm menyn

Hur påverkar Covid 19 personuppgiftshanteringen vid undervisning och examination

Generellt är det tillåtet att behandla studenternas personuppgifter i digitala hjälpmedel när det är nödvändigt för att genomföra utbildning och examination. Om en personuppgiftsbehandling är nödvändig får avgöras i det enskilda fallet, men som tumregel bör studenternas personuppgifter i så stor omfattning som möjligt behandlas på ett liknande sätt som vid den vanliga undervisningen/examinationen.

Frågor

1. Är det tillåtet att använda webbkamera för att ”övervaka” studenter vid digital examination på grund av distansläget?

2. Vad gäller för personuppgiftsbehandling vid undervisning på distans?

3. Kan vi använda samtycke när vi vill live-streama eller spela in studenter? Vilken rättslig grund har LiU?

 

Är det tillåtet att använda webbkamera för att ”övervaka” studenter vid digital examination på grund av distansläget?

Nedanstående råd gäller endast för sådana examensformer som behöver anpassas på grund av distansläget (exempelvis salstentamen som på grund av distansläget ska skrivas hemma). Rådet gäller inte för hemtentamen där förutsättningarna inte har ändrats på grund av rådande omständigheter.

Svaret är uppdelat i

  1. förutsättningar för streaming
  2. förutsättningar för inspelning

Svar

1. Det kan var tillåtet att live-streama studenten med hjälp av webbkamera under tentamen om läraren eller kursansvarig i samråd med andra vid institutionen/fakulteten, exempelvis programansvarig, bedömer att:

  • Streaming är nödvändig för att garantera rättssäkerhet och förhindra fusk. Genom samråd ska det förhindras att studenter som befinner sig i samma/väldigt liknande situationer behandlas olika
  • Det är klarlagt att alla studenter har de nödvändiga tekniska förutsättningarna, såsom fungerande webbkamera
  • Streaming ska vara ett adekvat sätt att de facto förhindra fusk

Tänk på

  • Studenterna informeras i förväg om personuppgiftsbehandlingen (varför den är nödvändig, hur den sker, hur länge uppgifterna sparas, vem studenten kan kontakta vid frågor). Mall för informationstexten finns på svenska och på engelska.  Streaming i Zoom innebär inte att ljud, film och chatt sparas, den informationen hanteras endast under tiden streaming pågår. Information om webbmötet (till exempel användarnamn, tidpunkt för möte, andra som deltagit) kan komma att sparas. LIU Dessa uppgifter sparas i 12 månader. För information om hur länge uppgifter sparas vid användning av andra IT verktyg, kontakta systemansvarig på IT avdelningen).
  • Säkerställ att inspelningsfunktionen i Zoom är avstängd så att inte studenterna spelar in varandra- och ge information till studenterna att eventuell inspelning från deras sida är förbjuden.
  • Generellt ska examinatorn/läraren överväga vilka funktioner som behöver vara påslagna (Ljud? Enbart bild? Chat?)
  • Använd av LIU godkända IT verktyg, som idag är Zoom och Teams godkända för så kallad ”normal konfidentialitet” (det vill säga inte för känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information).
  • Det får inte uppstår situationer i vilka det genom streaming avslöjas att studenten har behov av särskilt stöd på grund av en funktionsnedsättning.
  • Man ska i förväg kunna hantera eventuella tekniska brister, exempelvis vad som händer om webbkameran inte fungerar, studenten stänger av kameran eller rör sig utanför kameran, osv.?

Kommentarer

  • Det är tillåtet att be studenten identifiera sig med ID via webbkamera, om det är nödvändigt.
  • Observera att studenterna kan uppleva upplägget som obekvämt (även i de fall då LiU har rätten på sin sida), så var beredd på dialog med studenterna
  • Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är myndighetsutövning, samtycke kan inte användas som rättslig grund för personuppgiftsbehandlingen (skulle inte anses vara frivilligt)

 

 

2. Inspelning av studenten under tentamenssituation (enbart med anledning av distansläget) är som huvudregel inte tillåten, det krävs särskilda skäl och en motivering från fall till fall varför inspelning anses nödvändig. Det bör bestämmas i samråd med institutionen/fakultet och motiveringen bör dokumenteras på lämpligt sätt.

  • Utöver det som gäller för streaming ska det dessutom bestämmas hur länge inspelningen ska sparas.
  • En inspelad tentamen blir allmän handling. För att den ska kunna raderas krävs det ett gallringsbeslut och stöd för det i Riksarkivets gallringsföreskrifter.  Arkivarien har bedömt att inspelningar som görs i syfte att förebygga/beivra fusk kan gallras efter betygsättning. Observera att videoupptagningar från examinationer som är nödvändiga för andra syften än att förebygga fusk ska gallras 2 år efter examinationen. Avser till exempel videoupptagningar från seminarier med examinerande moment. Om en student begär omprövning av betyget ska provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats. För mer information kontakta arkivsamordnaren vid din institution eller arkiv@liu.se.
  • Observera att allmänna handlingar kan begäras utlämnade enligt offentlighetsprincipen och att studenterna sitter i sin hemmiljö.
  • Vid inspelning måste man vara extra noga och transparent med att informera studenterna om hur och varför de ska spelas in samt hur och hur länge informationen lagras, m.m.

Avvägningen handlar om möjligheten att kunna säkerställa en rättssäker examination som får vägas mot det intrång i den personliga integriteten som olika lösningar kan innebära.

För stöd vid frågor kring personuppgiftshantering vänd dig i första hand till kontaktpersonen vid din institution/fakultet/motsvarande. För IT relaterade frågor, kontakta IT avdelningen via helpdesk.

 

 

Vad gäller för personuppgiftsbehandling vid undervisning på distans?

Som huvudregel gäller att samma förhållningssätt ska tillämpas för personuppgiftsbehandling vid undervisning på distans som vid sedvanlig undervisning. För att vara tillåten ska personuppgiftsbehandlingen vara en förutsättning för att kunna bedriva undervisning eller utgöra underlag för själva undervisningen.

Svaret är uppdelat i

  1. Streaming
  2. Inspelning

Svar

1. Streaming av föreläsningar eller annat undervisningsmoment

Att live-streama en föreläsning eller annat undervisningsmoment för dem som annars skulle ha deltagit i lokalen är tillåtet. Likaså är den personuppgiftsbehandling, som sker genom att studenterna deltar med ljud och bild i ett sådant live-streamat undervisningsmoment, tillåten. Detta med den rättsliga grunden allmänt intresse tillsammans med högskolelagens krav på att lärosäten ska bedriva undervisning.

2. Inspelning av föreläsningar eller annat undervisningsmoment

För studenter som vill filma en undervisningssituation gäller även vid distansläget de vanliga regler för studenters möjlighet till ljud- och bildupptagning i samband med undervisningssituationer vid Linköpings universitet:  http://styrdokument.liu.se/Regelsamling/VisaBeslut/622637.

I övrigt gäller ur ett dataskyddsperspektiv samma utgångspunkter för både inspelning av lärare och studenter. Finns det undervisningsmoment där inspelning även i normalfallet utgör en del av undervisningen, är detta även möjligt och tillåten att genomföra vid undervisning på distans. Det kan vara fråga om att innehållet i inspelningen utgör en del i undervisningsunderlaget. Det kan också vara situationer då enskilda studenter genom beslut om särskilt stöd har fått tillåtelse att spela in föreläsningar; i de fallen bör studenten även ha rätt att spela in föreläsningen som i stället tillhandahålls på distans.

I de fall inspelning av undervisningsmoment i normalfallet inte sker är en sådan tillåten (utifrån dataskyddslagstiftningen) under förutsättningen att inspelningen är nödvändig för att genomföra undervisningen. Om inspelning är nödvändig eller inte får bedömas och motiveras i varje enskilt fall. Det är LiU som personuppgiftsansvarig (i normalfallet läraren) som ska göra bedömningen vad som är nödvändigt eller inte.

Läraren behöver säkerställa att studenterna är medvetna om att inspelning kan komma att ske samt informera om personuppgiftsbehandlingen. Om möjligt bör deltagande ges möjlighet att ställa frågor och interagera i undervisningen på ett sådant sätt att deras personuppgifter inte spelas in/behandlas i onödan, exempelvis genom att kunna ställa frågor utanför inspelningen. I många fall borde det inte vara nödvändigt att spela in bild på studenterna. Dessa bedömningar behöver dock göras från fall till fall.  

Tänk på

  • Studenterna ska vara informerade om personuppgiftsbehandlingen (varför den är nödvändig, hur den sker, hur länge uppgifterna sparas, vem studenten kan kontakta vid frågor). Mall för informationstexten finns på svenska och på engelska.  Streaming i Zoom innebär inte att ljud, film och chatt sparas, den informationen hanteras endast under tiden streaming pågår. Information om webbmötet (till exempel användarnamn, tidpunkt för möte, andra som deltagit) kan komma att sparas. Dessa uppgifter sparas i 12 månader. För information om hur länge uppgifter sparas vid användning av andra IT verktyg, kontakta systemansvarig på IT avdelningen).
  • Inspelade föreläsningar är allmänna handlingar och ska hanteras (bevaras eller gallras) enligt gällande regelverk, se LiU:s dokumenthanteringsplan. Kontakta arkivarien vid din institution eller arkiv@liu.se för mer information om bevarande/gallring.
  • Använd av LIU godkända IT verktyg. Idag är både Zoom och Teams godkända för information som klassas med ”normal konfidentialitet” (det vill säga inte för känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information). För mer information om informationsklassning, se LiU:s Riktlinjer om informationssäkerhet.
  • Säkerställ att inspelningsfunktionen i Zoom är avstängd så att inte studenterna spelar in varandra- och ge information till studenterna att eventuell inspelning från deras sida inte är tillåten (förutsatt att så är fallet och inspelning inte är nödvändig).
  • Generellt ska examinatorn/läraren överväga vilka funktioner som behöver vara påslagna (Ljud? Enbart bild? Chat?)
  • För att minska intrånget i privatlivet kan studenterna uppmanas att inför streamingen/ inspelningen placera sig i en så neutral miljö i hemmet som möjligt.
  • Var öppen för en dialog med studenterna.

 

Kan vi använda samtycke när vi vill live-streama eller spela in studenter?
Vilken rättslig grund har LiU?

Universitetet kan inte använda samtycke som rättslig grund för behandling av personuppgifter i samband med undervisning eller examination eftersom ett samtycke i dessa fall inte kan anses vara baserat på sådan frivillighet som krävs – studenterna anses i förhållande till universitet stå i ett beroendeförhållande. Den rättsliga grunden för universitetets behandling av studenternas personuppgifter vid undervisning är allmänt intresse tillsammans med högskolelagens krav på att lärosätena ska bedriva undervisning. Vid examination är den rättsliga grunden myndighetsutövning. 

 

 


2020-04-22




Sidansvarig: elisabet.wahrby@liu.se
Senast uppdaterad: 2020-05-06