Göm menyn

Retendo - system för tjänsteplanering

Retendo Academic (Retendo) är ett tjänsteplaneringssystem som har utvecklats speciellt för högskolor och universitet och används idag av många lärosäten i Sverige. 

Post-it-lapper
 

Systemet ger en samlad bild över allt som utförs och allt som ska bemannas på en institution och underlättar arbetet med att ta fram tjänstgöringsplaner, konteringsunderlag och andra ekonomiska underlag. Retendo stödjer flera olika sätt att arbeta med planering och kan ersätta (eller komplettera) de många varianter av Excel-filer som används.

Hittills använder följande institutioner och avdelningar Retendo:

  • HMV – avdelningarna ORH, Fysio, HSA och SH
  • BKV – avdelningen LOA
  • IDA – avdelningen SAS
  • IBL – avdelningen LEN
  • IKOS – avdelningen REMESO

Så fungerar Retendo - i korthet

Översikt

Retendo Academic ger enkelt en samlad bild över allt som utförs och allt som ska bemannas på en institution. I en central masterplan registrerar man alla kurser, projekt och löpande arbete. Allt som läggs in kan grupperas i olika portföljer, t.ex. Grundutbildning, Avancerad utbildning, Forskarutbildning, Forskning, Externa uppdrag och Administration. På så sätt hålls allt strukturerat och man får en tydlig bild över hela verksamheten.

Planering

För att göra bemanningsplaneringen enkel och smidig finns flera olika lösningar som underlättar planeringen. Man kan välja att planera via uppdrag, medarbetare, Excel-liknande planering eller planering via 4-fältare. Det går också att planera direkt mot uppdraget eller på aktiviteter inom uppdraget. Genom att planera på aktiviteterna kan man lättare detaljplanera timmarna på t.ex. föreläsningar, laborationer, examinationer eller kursansvar.

Bemanning

Det är viktigt att inte medarbetare blir överplanerade. För att undvika att det sker räknar Retendo ut varje medarbetares bemanningsgrad per månad under året. Planeraren kan därmed enkelt följa hur bemanningsgraden varierar över året och korrigera bemanningen om det behövs.

Tjänstgöringsplan

I enlighet med samverkansavtalet ska LiU tillhandahålla tjänstgöringsplaner för alla lärare. I Retendo kan varje medarbetare logga in och ta del av både sin egen tjänstgöringsplan och hela institutionens planering. Vem som får se vad kan styras med behörigheter. Med planeringen i systemet hålls den ständigt uppdaterad för alla, utan risk att gamla versioner av planeringen cirkulerar runt.

Framtida scenarier

En planering för olika framtida scenarier kan göras parallellt med masterplanen. Detta kan vara till stor nytta för att t.ex. kunna analysera vad det skulle innebära att starta ett nytt program.

In- och utlåning

Vid in- och utlåning av personal mellan olika enheter eller institutioner är det lätt att administrationen blir krånglig med risk att personalen blir överbemannad eller att institutionen missar att ta betalt för sin utlånade personal. Retendo löser detta genom att planeraren gör en elektronisk förfrågan så fort en inlåning ska ske. Systemet hanterar sedan automatiskt alla bokningar på respektive institution, vilket tar bort risken att någon hamnar mellan stolarna. Man kan också få ut underlag för interndebitering för att enkelt kunna rapportera till ekonomiavdelningen.

Integrationer

Att ständigt behöva uppdatera kurser och personal manuellt är både tidskrävande och öppnar upp för missförstånd då det finns risk att någon ändring missas. Det slipper du med systemet tack vare integrationen med kurssystem (t.ex. LADOK eller Bilda), personalsystem (t.ex. Primula) och ekonomisystem (t.ex. Raindance). Varje natt kan alla ändringar automatiskt föras över till Retendo och planerarna ser tydligt vilka ändringar som har skett och kan agera därefter.

Förberedelser

Det finns några saker du behöver tänka på och förbereda i organisationen, men också i systemet, inför ett införande av Retendo.

Till exempel:

  • Ta fram en tidplan för implementeringen
  • Ta fram en planeringsprocess: vilka system använder vi idag? Hur vill vi jobba framöver?
  • Ta fram en utbildningsplan för olika roller i systemet
  • Utse lokal support, dvs en planerare (vanligtvis en chef eller studierektor) som stöttar i hur man jobbar lokalt i systemet och har ansvar för vissa systemfrågor
  • Förbereda uppbyggnaden av olika funktioner i systemet såsom att koppla på Bilda, Primula, lägga upp kurser och program m.m. 


Vill du veta mer om Retendo?

Jag kommer gärna till dig och berättar mer om Retendo och hur ett införande går till. Kontakta mig:

Vill du veta mer om Retendo?

Jag kommer gärna till dig och berättar mer om Retendo och hur ett införande går till. Kontakta mig:

Gunilla Bergstrand, HR-avdelningen
E-post: gunilla.bergstrand@liu.se
Telefon: 013-28 40 38


Sidansvarig: gunilla.bergstrand@liu.se
Senast uppdaterad: 2020-03-31